Inviamo spesso numerosi documenti usando Microsoft Outlook. Ora rendi più efficace la tua comunicazione con i documenti con un componente aggiuntivo per Outlook ' DocSend ’. DocSend per Outlook rende i documenti un canale più efficace e più significativo per la comunicazione. Dopo averlo installato, sarai in grado di accedere ai tuoi file e creare facilmente i link di DocSend quando ne hai bisogno, ad esempio quando invii un'email. Tuttavia, c'è molto di più in DocSend per Outlook rispetto all'invio di documenti e allegati. Continua a leggere per sapere di questo nuovo componente aggiuntivo per Microsoft Outlook.
DocSend per Outlook
Iniziamo con le basi. DocSend non è una nuova app; è qui da un po 'di tempo. Tuttavia, DocSend come componente aggiuntivo per Outlook è una novità. È in origine uno strumento analitico per i documenti; soprattutto per quelli che invii tramite e-mail. Spesso ci chiediamo quando inviamo un documento tramite e-mail; se la persona ha visto il documento o meno. Inoltre; per i documenti riservati ci preoccupiamo ulteriormente se il destinatario del documento lo ha inoltrato ulteriormente. Con l'aiuto di DocSend puoi sapere cosa succede al tuo documento. Da sapere quando la persona l'ha aperta, quante volte, se è stata scaricata o meno e se è stata inoltrata a qualcuno; puoi tenere traccia di tutto usando DocSend.
Ora, questo strumento è disponibile per Outlook Mail. DocSend per Outlook esegue lo stesso lavoro se utilizzato come componente aggiuntivo per Outlook Mail. Collega il tuo account DocSend alla posta di Outlook in modo da facilitare la comunicazione del documento.
Per ottenere DocSend per Outlook, tutto ciò che devi fare è visitare la sua home page per scaricarlo gratuitamente. È un'app web che si apre nel tuo browser. Basta registrarsi con lo strumento.
Dentro DocSend per Outlook
Ora, un po 'di più sullo strumento DocSend. Una volta effettuato l'accesso a DocSend, puoi visualizzare la seguente dashboard.
DocSend funziona come qualsiasi altro strumento di condivisione dei documenti. Crea collegamenti per ciascun documento che stai condividendo con i tuoi contatti. Puoi anche creare diversi collegamenti per un singolo documento per tenere traccia del tuo documento. Ogni volta che il tuo destinatario clicca sul link, otterrai le statistiche sul documento. Ad esempio, il Visita Statistiche è mostrato nell'immagine seguente:
Come usare DocSend per Outlook
Dato che abbiamo capito come funziona DocSend, ora vediamo come funziona Document Mail per Outlook Mail.
Quando ti sei registrato con DocSend, puoi vedere il componente aggiuntivo nella posta di Outlook. Fare clic su Nuova posta e guardare il lato destro della parte inferiore della finestra di posta appena aperta. Cerca l'icona seguente in blu.
- Consentire (o non consentire) la visualizzazione anonima
- Consentire (o non consentire) il download
- Impostare (o non impostare) la data di scadenza
- Protezione con passcode (o non impostare una password per il documento)
Ciascuna delle 4 schede ha pulsanti On e Off sulla destra. In questo modo, puoi decidere (e controllare) ciò che il destinatario può fare con il documento. Ad esempio, se selezioni "Disattiva" per "Consenti download", il destinatario potrà solo visualizzare il documento, ma non potrà scaricarlo sul suo PC. Allo stesso modo, puoi anche impostare una data di scadenza per il documento, impostando l'opzione "Imposta data di scadenza" su "On".
Se il tuo documento non è protetto da password, non preoccuparti! Ora puoi impostare una password usando DocSend per Outlook. Semplicemente, fai clic sul pulsante On / Off di fronte a "Passcode protect" e puoi inserire la password allora e lì.
Conclusione
Riteniamo che DocSend per Outlook sia un valido strumento per la gestione dei documenti. La maggior parte dei problemi legati ai documenti, come l'invio, la protezione tramite password e la gestione della lista dei destinatari possono essere affrontati bene con DocSend per Outlook. Puoi leggere il blog su DocSend per Outlook sul blog di DocSend.
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