Supponi di voler inserire il tuo indirizzo nel piè di pagina dei tuoi documenti, ma l'indirizzo cambia di volta in volta. È possibile memorizzare l'indirizzo in un documento di Word comune separato e utilizzare un campo nel report per estrarre il testo dal documento comune e aggiornarlo ogni volta che viene modificato. Ti mostreremo come farlo.
Per iniziare, creare un nuovo documento di Word che servirà da repository per l'indirizzo che si desidera inserire in altri documenti di Word. Salvalo in una posizione che sarà accessibile da altri documenti. Ad esempio, non salvarlo su un'unità di rete a cui non si ha sempre accesso.
Utilizzeremo i segnalibri per fare riferimento all'indirizzo nel nostro documento comune. Digitare la stringa di testo che si desidera inserire in altri documenti (nel nostro caso, l'indirizzo). Crea un segnalibro evidenziando il nome e vai a Inserisci> Segnalibro e assegnandogli un nome, come "Indirizzo". Consulta la nostra guida ai segnalibri in Word per informazioni sulla loro creazione.
Nota che i nomi dei segnalibri non possono avere spazi. Si consiglia di inserire il nome del segnalibro sopra ogni elemento nel file di informazioni comuni in modo da sapere facilmente quale nome utilizzare per quale elemento. Ciò è particolarmente utile se si prevede di avere molti oggetti riutilizzabili in questo documento comune. Nel nostro esempio, abbiamo aggiunto il nostro indirizzo al documento di informazioni comuni e abbiamo inserito il nome del segnalibro, "Indirizzo", sopra l'articolo.
NOTA: non è possibile digitare parentesi normali attorno ai codici di campo. È necessario utilizzare "Ctrl + F9" per inserire il tipo corretto di parentesi.
Il cursore viene posizionato automaticamente tra le parentesi. Digitare il seguente testo tra parentesi, sostituendo il ""Con il percorso completo completo per la tua parola comune contenente il nome che desideri inserire. Sostituisci ""Con il nome del segnalibro assegnato all'elemento nel documento comune.
INCLUDETEXT ''
NOTA: non inserire le parentesi nel codice di campo.
Ad esempio, abbiamo digitato quanto segue tra le parentesi del codice campo:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
NOTA: è necessario utilizzare doppi backslash nel percorso, come abbiamo fatto noi. Inoltre, assicurati di utilizzare virgolette semplici, non virgolette intelligenti, quando digiti il codice sopra nel campo.
