Tutti questi sono tentativi di gestire la tua casella di posta elettronica per te. Questi espedienti non sono mai intelligenti come te, quindi puoi rendere la tua email molto più intelligente assumendo un ruolo più attivo.
Qui utilizzeremo Gmail, ma i principi dovrebbero essere simili per qualsiasi client di posta elettronica.
Utilizzare una casella di posta classica
In primo luogo, ci libereremo di qualsiasi casella di posta ingannevole che Gmail utilizza oggi. Queste caselle di posta non hanno mai perfettamente le categorie e le priorità. Ti costringono a leggere tutte le tue e-mail per assicurarti di non perdere nulla e incoraggiarti a continuare a ricevere e-mail inutili e spammanti spazzandole sotto il tappeto.
Per utilizzare una casella di posta più classica in Gmail, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e seleziona Impostazioni. Fare clic sulla scheda Posta in arrivo, fare clic sulla casella Posta in arrivo e selezionare Prima non letti. Tutte le schede e le opzioni di priorità svaniranno.
Cancellati dall'e-mail che non ti interessa
Con categorie tab e priorità disabilitate, tutte le tue e-mail saranno ordinate in un'unica grande pila. Tutte le email di notifica e le newsletter inutili di social network che non ti interessano saranno nella tua casella di posta insieme alle tue e-mail importanti.
Questo è buono - piuttosto che semplici e-mail che non vuoi vedere sotto il tappeto, devi impedire loro di arrivare completamente.
Considera il tipo di email che non vuoi vedere. I tipi comuni di e-mail inutili includono notifiche su Facebook e Google+, e-mail promozionali e newsletter a cui potresti aver inavvertitamente aderito. Ogni volta che un'e-mail che non vuoi vedere arriva, aprila e usa il link Annulla iscrizione - generalmente troverai questi nella parte inferiore dell'email - per cancellarti dall'e-mail e impedirgli di arrivare in futuro.
(Nota che non dovresti usare il link Annulla iscrizione se un'e-mail è effettivamente spam, dato che lo spammer prenderà questo come un segno qualcuno sta leggendo l'e-mail e invia ancora più spam a tuo modo. Fai clic sul pulsante Spam se è una vera e-mail di spam e fai clic su Annulla iscrizione se si tratta di un'organizzazione legittima.)
Invia email inutili Non è possibile annullare l'iscrizione al cestino
In base alla legge statunitense (in particolare, la legge CAN-SPAM), è in realtà illegale per una società non fornire un link di annullamento dell'iscrizione nelle proprie e-mail in modo da poter disattivare le e-mail future. Tuttavia, alcune aziende non hanno ricevuto il promemoria o non se ne preoccupano. Piuttosto che perseguire azioni legali per uscire dai loro elenchi di e-mail, puoi semplicemente creare un filtro che mandi tutte le e-mail future da loro nel cestino, dove non devi vederle.
Quando si tratta di una simile email in Gmail, aprila, fai clic sul link Altro e seleziona Filtra messaggi come questi. Ottimizza il filtro per bloccare le email: ad esempio, se non ti interessa ricevere altre email da quel mittente, puoi filtrare in base al loro indirizzo email. Usa il tuo filtro per inviare tutte queste e-mail al cestino.
Archivia automaticamente le email che non vuoi vedere
Alcune e-mail sono importanti da avere, ma potresti non volerle vedere comunque. Ad esempio, i negozi online possono inviarti una ricevuta di conferma ogni volta che acquisti qualcosa da loro. È bene avere tali ricevute nel caso in cui ne hai bisogno, ma se acquisti frequentemente prodotti e non vuoi mai vedere tali email, potresti voler impedire loro di raggiungere la tua casella di posta in primo luogo.
Ciò si applica a molti tipi diversi di e-mail: ad esempio, PayPal ti invia un'e-mail "Stiamo trasferendo denaro alla tua banca" ogni volta che prelevi denaro. Potresti volere questa email per i tuoi record, ma potresti non volerlo vedere nella tua casella di posta.
Se archivi automaticamente tali e-mail mentre arrivano, puoi mettere questo processo sul pilota automatico. Basta aprire questa email, fare clic sul pulsante Altro in Gmail e selezionare Filtra messaggi come questi. Metti a punto il tuo filtro per racchiudere le email che vuoi catturare - probabilmente in base all'oggetto, se è sempre lo stesso. Di 'a Gmail di archiviare automaticamente le e-mail e contrassegnarle come letti in modo che non ti infastidiscano.
Puoi anche fare in modo che Gmail applichi automaticamente un'etichetta, ad esempio "Archiviazione automatica" o un'etichetta più specifica. Questo ti permetterà di trovare rapidamente le e-mail in futuro se ne hai effettivamente bisogno.
Imposta etichette automatiche
Se hai seguito questa procedura, dovresti essere in grado di ridurre il volume delle e-mail in arrivo. Ora ti aiuteremo a ordinare le email che ti interessano.
Questa parte è facoltativa, ma può essere utile se ricevi molte email, in particolare per scopi diversi. Ad esempio, potresti aver riunito diversi account Gmail in un'unica casella di posta e ottenere tutte le tue e-mail personali e di lavoro nello stesso posto.
Prova a creare filtri che ordinano automaticamente la posta in arrivo in etichette specifiche. Ad esempio, puoi ricevere email dalla tua banca automaticamente con l'etichetta "Banca". È possibile che le e-mail personali ricevano un'etichetta "Personale" e le e-mail di lavoro abbiano l'etichetta "Lavoro". Le ricevute per i prodotti acquistati potrebbero ottenere un'etichetta "Ricevute". Non è necessario eseguire questa parte manualmente: è sufficiente configurare Gmail in modo da ordinare automaticamente le tue email in categorie per te.
Colora con il codice tutte queste etichette e il tuo client di posta elettronica può classificare automaticamente le tue e-mail e mostrarti a colpo d'occhio da dove provengono. Per codificare il colore di un'etichetta in Gmail, fai clic sulla relativa casella di colore nel riquadro di sinistra e seleziona un nuovo colore.
Se ci sono alcune e-mail che vuoi essere evidenziate, magari le e-mail del tuo superiore o del tuo coniuge, puoi impostare un filtro per contrassegnare automaticamente i messaggi da quel mittente al loro arrivo. Puoi selezionare un tipo di casella di posta "Speciali per la prima" nelle impostazioni della Posta in arrivo di Gmail, pertanto tali e-mail importanti verranno automaticamente visualizzate nella parte superiore della Posta in arrivo. Ciò avverrebbe esattamente in base alla configurazione di Gmail: non dovrai combattere con il sistema di posta in arrivo e provare a insegnare a Gmail cosa è realmente importante.
Questo non è un processo set-it-and-forget-it. Certo, dopo aver annullato l'iscrizione dalla posta elettronica o aver impostato un filtro, il tuo client di posta elettronica continuerà ad agire su tutte le email in arrivo, ma ci saranno sempre nuovi tipi di email in arrivo. Dovrai intervenire per annullare l'iscrizione e filtrarli correttamente, impedendo che la tua casella di posta elettronica venga di nuovo disorganizzata.
Gli espedienti per le e-mail cercano di automatizzare questo processo: tentano di nascondere automaticamente le e-mail che non vuoi vedere, evidenziano ciò che è importante e categorizzano la tua posta elettronica per te. Ma, con un po 'più di lavoro iniziale, puoi impostare la tua casella di posta per funzionare esattamente come vuoi, eliminando la necessità di tutti questi espedienti.
