Prima di aprire il portafoglio, fai un passo indietro e chiediti se hai davvero bisogno di Microsoft Office. Se sei come la maggior parte degli utenti domestici, degli studenti e anche di molti utenti aziendali, non hai davvero bisogno di Microsoft Office. Ci sono invece suite per ufficio di alta qualità che puoi utilizzare.
Le suite per ufficio basate sul Web sono gratuite
Google Documenti è completamente gratuito. Può essere utilizzato su tutti i dispositivi che vuoi e offre anche app per smartphone e tablet in modo da poter visualizzare rapidamente i tuoi documenti su un dispositivo mobile.
Microsoft offre anche le proprie app Web di Office gratuite, che competono con Google Docs. Anche le app Web Office di Microsoft sono completamente gratuite e non richiedono alcun costo di abbonamento. Puoi accedere alle app Web di Microsoft in un browser, proprio come con Google Documenti.
Di fronte alla prospettiva di pagare centinaia di dollari ogni volta che Microsoft rilascia una nuova versione di Office o spende $ 1000 nei prossimi dieci anni su un abbonamento a Office 365, dovresti seriamente valutare se una di queste suite per ufficio libero possa soddisfare le tue esigenze.
Hai davvero bisogno di un completo Microsoft Office?
La versione desktop completa di Microsoft Office include una quantità enorme di funzionalità, molte delle quali non si trovano in Google Documenti o persino nelle app Web di Microsoft. Se stai scrivendo un libro e hai bisogno di creare un indice utilizzando Microsoft Word, gestendo un database complicato con Microsoft Access o utilizzando macro complicate in Microsoft Excel, queste soluzioni non lo taglieranno.
D'altra parte, se utilizzi la tua suite per ufficio per scrivere documenti Word standard, crea presentazioni semplici o unisci fogli di calcolo con formule, Google Documenti o Office Web Apps funzioneranno per te.
Google Documenti può esportare i tuoi documenti in formati Microsoft Office e in file PDF. Office Web Apps è stato creato da Microsoft e dovrebbe avere un'eccellente compatibilità con i formati di Microsoft Office. Puoi persino ospitare il tuo documento online come pagina Web per condividerli facilmente con gli altri.
Vantaggi di una suite per ufficio basata sul Web
Oltre ad essere gratuito, una suite per ufficio basata sul Web è disponibile ovunque e include ottime funzionalità di collaborazione: entrambe le suite per ufficio consentono alle persone di lavorare sullo stesso documento contemporaneamente su Internet. Non è necessario installare alcun software desktop, quindi è possibile accedere al browser e iniziare a lavorare su qualsiasi PC senza dover installare una suite per ufficio locale.
I tuoi documenti saranno sempre sincronizzati su qualsiasi computer portatile e desktop che utilizzi: potrai accedervi anche da uno smartphone o tablet. Sono archiviati online, quindi c'è una sola copia master e non li perderai se il disco rigido del tuo computer muore.
La mancanza di funzionalità in queste suite per ufficio può anche essere un vantaggio. Google Documenti e Office Web Apps offrono interfacce più semplici, semplificando la ricerca delle funzioni più importanti che utilizzi.
Che cos'è il supporto offline?
Se il tuo ISP sta avendo problemi con la tua connessione Internet, sei su un aereo sopra l'Atlantico, o stai cercando di fare un lavoro in un tunnel della metropolitana, l'accesso offline alla tua suite d'ufficio può essere fondamentale.
Google Documenti offre supporto offline, sebbene funzioni solo su Google Chrome. Se utilizzi Google Chrome, puoi abilitare l'accesso offline in Google Drive. Sarai in grado di visualizzare, modificare e creare documenti, fogli di calcolo, presentazioni e disegni offline. Le tue modifiche verranno sincronizzate alla successiva connessione a Internet.
Le app Web di Microsoft non offrono alcuna funzionalità offline. Per modificare i documenti offline, avrai bisogno della suite completa di Microsoft Office per il tuo desktop.
Google Documenti contro Office Web Apps
Google Docs è stato il pioniere nelle suite per ufficio basate sul Web. offre ancora funzionalità di Office Web Apps, come la possibilità di creare, modificare e visualizzare i documenti offline. Inoltre, salva automaticamente i documenti mentre lavori su di essi, mentre Office Web Apps richiede di salvare i documenti manualmente. Se si verifica una connessione di blocco o il browser si blocca, il documento sarà al sicuro in Google Documenti, mentre potrebbe non essere accessibile nell'app Web di Word. Tuttavia, l'app Web di Word dispone di una funzionalità di "recupero documenti" che può essere di aiuto.
Un aspetto negativo con Office Web Apps è che offre pulsanti nella sua interfaccia per aprire i documenti nelle versioni desktop di Word, Excel o PowerPoint. Questi pulsanti servono come promemoria onnipresente che non stai utilizzando l'esperienza di ufficio preferita di Microsoft, mentre Google Docs è la suite per ufficio principale di Google. Le Office Web Apps cercano di spingerti all'acquisto dell'intero Microsoft Office.
Altre alternative gratuite
Ovviamente, Google Documenti e Office Web Apps non sono le uniche alternative a Microsoft Office. Ci sono molte alternative, ma ne menzioneremo due validi che puoi scaricare sul tuo computer e utilizzare localmente se preferisci una suite per ufficio locale gratuita.
- LibreOffice: LibreOffice è un progetto sviluppato attivamente basato su OpenOffice. È una potente suite per ufficio con un'ampia varietà di funzioni. Non può eguagliare tutte le funzionalità di Microsoft Office, ma è più completo delle funzionalità rispetto alle app Web sopra. Tuttavia, ciò lo rende anche più complicato rispetto alle app web di cui sopra.
- Abiword: Abiword è un programma di elaborazione testi molto semplice che funziona bene se tutto ciò che fai è scrivere documenti di base. È piccolo, veloce da scaricare e molto leggero.
Microsoft Office è lo standard d'oro per le suite per ufficio: lo sappiamo e non discuteremo. Office è la suite per ufficio più potente e ricca di funzionalità. Ma la maggior parte degli utenti domestici e degli studenti - e anche molti utenti aziendali - non hanno bisogno del gold standard. Hanno bisogno di qualcosa che faccia bene le basi, e sia Google Documenti che Office Web Apps sono qualificati. Come prodotti gratuiti, sono un'opzione migliore per molte persone rispetto al completo, a pagamento, di Microsoft Office.
