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Controlli la tua email più spesso di quanto necessario? Hai sintomi da astinenza se non hai controllato la tua email per un po '? Il controllo e-mail compulsivo è un'abitudine malsana che ti impedisce di fare cose più importanti. Usa la ricompensa positiva per stabilire una relazione più sana con la tua casella di posta.
L'email non è sempre produttiva
Ci sono tre ragioni principali per cui le e-mail non sono sempre produttive.
1. L'email richiede tempo lontano da altre cose: Potrebbe essere facile giustificare il controllo e-mail compulsivo perché sembra che tu stia facendo qualcosa. Dopotutto, leggere i messaggi, rispondere ad alcuni e svuotare la casella di posta dovrebbe essere una buona cosa. Ma è produttivo solo quando è fatto intenzionalmente - non durante il tempo che è invertito per altri compiti più importanti.
2. L'email non può essere diversa da chit-chat: Usare l'e-mail per comunicare con amici, colleghi o conoscenti non può essere diverso da chit-chat in sala mensa. Se la conversazione non è così importante e si estende oltre la ragionevole pausa, ti distrae dal tuo lavoro.
3. L'email di solito riguarda altre persone: L'e-mail ti incoraggia a soddisfare le esigenze, le richieste e le domande di altre persone, invece che le tue. L'email ha un tempo e un posto nella tua giornata, ma deve avere un orario e un luogo designati. Non ogni volta che hai voglia di controllare.
Diagnostica il tuo problema
Le persone fanno cose compulsive per tutti i tipi di ragioni. La ragione più comune è evitare di sperimentare qualcosa di particolarmente spiacevole. Se stai controllando la posta elettronica dieci volte al giorno senza una buona ragione, stai probabilmente cercando di evitare qualcuno o qualcosa.
Il controllo e-mail compulsivo potrebbe essere il tuo modo di evadere:
- Una scadenza incombente
- Il blocco dello scrittore
- Incertezza su cosa fare dopo
- La noia
- Risolvere un problema importante che ti impedisce di svolgere un lavoro
- Prepararsi per un impegno pianificato
- In realtà lavorando su qualcosa
Scopri i potenziali motivi per cui controlli la tua posta più spesso del necessario per diagnosticare il tuo problema.
Riconosci la tua abitudine compulsiva
Il prossimo passo nel cambiare la tua abitudine e-mail compulsiva è tracciarlo. Tieni conto di quante volte apri la tua casella di posta. Osserva quanto tempo spendi in media durante ogni visita.
Mantenere un atteggiamento positivo nel processo. Non giudicare te stesso come improduttivo, non focalizzato o un fallimento quando identificherai punti deboli o errori. L'autopunizione non ti aiuterà a fare cambiamenti positivi. Basta riconoscere i tuoi modelli ed esplorare quali potrebbero essere le motivazioni, come spiegato sopra.
Continua a riconoscere la tua abitudine e-mail compulsiva fino a quando non la puoi più sopportare, finché non sei più in grado di non farci nulla. Perché l'unico modo per affrontare il comportamento compulsivo è:
1. Accettando che esista
2. Essere abbastanza onesti da capire perché
3. Avere abbastanza ragioni per fare qualcosa al riguardo
Una volta che sei veramente motivato a fare un cambiamento, è relativamente facile iniziare con piccoli passi.
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La ricompensa positiva ti aiuta ad associare il tuo comportamento desiderato a sentimenti positivi e / o feedback positivi. Segui i sette passaggi seguenti per rendere la tua casella di posta elettronica più sana e produttiva.
Passaggio 1: creare un documento di responsabilità della posta elettronica
Crea un documento a cui ti riferirai per la tua responsabilità della posta elettronica. Assicurati che sia visivamente e abbastanza dinamico da lavorare. Aggiungerai contenuti a questo documento nei seguenti passaggi, ma personalizzalo in base alle tue preferenze.
Passaggio 2: indica il cambiamento del comportamento desiderato (o l'obiettivo finale)
Sulla parte superiore del documento, scrivi come (spesso) alla fine vuoi controllare la tua email.
Questo potrebbe essere generale come "Non voglio controllare la mia email come spesso" o specifica come "Voglio solo controllare la mia posta elettronica alle 10:00 e alle 15:00 ogni giorno della settimana e alle 16:00 durante i fine settimana."
Sii più specifico sul tuo obiettivo finale e se possibile fornisci i motivi per selezionarlo.
Passaggio 3: ammetti i tuoi punti deboli
Sotto la tua dichiarazione, elenca i motivi per cui non hai ancora raggiunto l'obiettivo desiderato nelle rispettive file.
Ancora una volta, sii specifico e non usare un linguaggio inutilmente severo, come "Sono cattivo nella gestione del tempo" o "Non riesco a controllarmi da solo".
Usa un linguaggio oggettivo che ti permetta di concentrarti su ciò che sta accadendo e sul perché. Le dichiarazioni più funzionali sono:
- "Faccio fatica a gestire il mio tempo quando ho progetti importanti che non mi sento pronto per finire."
- "Ho difficoltà a resistere all'impulso di controllare la mia posta elettronica, anche quando so che non ne ho bisogno, perché preferirei non avere qualche momento di silenzio per pensare a quello che dovrei davvero fare."
Cerca di elencare almeno cinque dei tuoi punti deboli.
Diciamo che il tuo obiettivo è controllare la tua casella di posta una volta al mattino e una volta nel tardo pomeriggio. Attualmente, lo controlli circa una volta ogni venti minuti mentre si trova sul computer.
Ecco cinque potenziali punti deboli che ti intralciano:
- Non sei entusiasta di fare le tue altre attività relative al computer.
- Ti annoi durante il pendolarismo e ti attendi in pubblico, non vuoi interagire con le persone intorno a te e scopri che il controllo della posta sul tuo iPhone passa il tempo.
- Ti preoccupi di appendere domande e-mail o conversazioni e vuoi sapere qual è la prossima mossa - non appena Mr.Smith ti risponde.
- Vuoi compiacere il Sig. Smith rispondendo sempre a lui prontamente, anche se non scrive il tuo stipendio e non è particolarmente vicino a te.
- Speri di ricevere un'e-mail di avviso che qualcuno farà scattare una conversazione con te su Facebook, Twitter o LinkedIn come conferma che sei abbastanza importante per parlare.
Potrebbe non essere divertente esplorare i tuoi punti deboli quando si tratta di controllare la posta elettronica, ma sarà utile riprogrammare le tue abitudini per il meglio.
Step 4: Identifica le tue sfide in base alle tue debolezze
Ora esamina tutti i punti deboli del tuo elenco e aggiungi una colonna in più a destra. Identifica le situazioni (reali o immaginarie) durante le quali mostri queste debolezze.
Diciamo che hai "Gestisco il mio tempo quando ho progetti importanti che non mi sento pronto a finire" nella colonna di sinistra.
Quindi nella colonna di destra, descrivi la situazione che è problematica. Sarebbe qualcosa come "Avere un progetto importante su cui lavorare" o "Avere un progetto importante su cui lavorare non mi sento pronto per finire" o "Sentirsi incerto su un progetto importante".
Una volta che sei consapevole delle situazioni difficili, sarai meglio preparato ad affrontarle.
Passaggio 5: definire una checklist di ricompensa positiva
Quando imposti le colonne che descrivono i tuoi punti deboli e come si presentano, aggiungi una terza colonna a destra.
Utilizza questa colonna per elencare i passaggi di azione che puoi intraprendere per superare le situazioni problematiche che innescano i punti deboli che ti impediscono di controllare la tua email alle tue condizioni, alla frequenza desiderata.
Quindi aggiungi una quarta colonna, dove avrai lo spazio per spuntare le istanze quando compirai una delle azioni dalla terza colonna.
Ecco un modo per formattare il tuo documento:
Passaggio 6: premiati per rimanere in attività
Una volta impostato il documento, stamparne una copia o tenerla aperta sul desktop. D'ora in poi, ti riferirai a questo documento per riqualificare il modo in cui visiti la tua casella di posta.
Ogni volta che spegni una casella nella colonna all'estrema destra, puoi controllare la tua email - fai così sapere che l'hai guadagnata. I sentimenti positivi associati alla verifica della tua email dopo realizzi qualcosa di significativo ti ispirerà a guardare la tua casella di posta in modi diversi.
Ecco un esempio. Ritorniamo alla debolezza: "Fatico a gestire il mio tempo quando ho progetti importanti che non mi sento pronto per finire". Diciamo che una delle sfide associate a questa debolezza è: "Avere un progetto importante su cui lavorare. "Ora, ecco tre potenziali azioni che ti aiutano a superare e / o lavorare verso il tuo obiettivo:
1. Stampa di un articolo / risorsa / documento che ti ricorda perché il tuo progetto è così importante e / o perché sei capace di completarlo con successo.
2. Chiedere aiuto o prospettiva ad un amico o collega quando ti senti bloccato.
3. Scrivere un programma o un elenco di cose da fare per il tuo progetto.
4. Revisione e / o revisione del tuo programma o lista di cose da fare per il tuo progetto.
5. Completare un articolo nella pianificazione o nell'elenco delle cose da fare per il proprio progetto.
Ogni volta che si completa uno di questi passaggi, spuntare una casella e sapere che è possibile controllare la tua e-mail averlo guadagnato. Naturalmente, se non senti l'impulso di controllare la tua email, puoi passare direttamente al prossimo compito. Come puoi vedere, ognuno di questi passaggi è iniziato come un modo per evitare di controllare la posta elettronica in modo compulsivo e finire per servire i tuoi obiettivi di produttività.
Non devi essere perfetto; va bene se controlli la tua casella di posta senza aver prima spuntato una casella. Ma almeno sii consapevole di ciò che fai. E fai attenzione a quanto è diverso controllare la tua casella di posta dopo averlo guadagnato, rispetto a non avere una vera ragione per farlo (a parte forse soccombere a una situazione problematica che fa scattare l'abitudine compulsiva).
Passaggio 7: continuare a utilizzare l'elenco di controllo finché non si notano le modifiche
Quando utilizzi la tua lista di controllo abbastanza per sentirti sicuro di avere la tua situazione di posta sotto controllo, noterai che sei più bravo a:
- Avvistare la noia
- Identificare i problemi con il lavoro che può essere difficile da ammettere
- Notando quando sei sovraccarico
- Riconoscere sentimenti negativi sul proprio lavoro, che è necessario esprimere e indirizzare
- Diventando consapevoli dei blocchi creativi o mentali
- Dando a te stesso e ai tuoi occhi una rottura del computer quando necessario
- Stare sul compito e sentirsi bene a fare le cose
Ognuno di questi aiuta a risolvere i problemi che, quando non sono indirizzati, portano a vari comportamenti compulsivi.
Rendi speciale il controllo delle e-mail
Quando l'email è diventata la tua abitudine compulsiva, non è più uno strumento produttivo. Rendi speciale la verifica della posta elettronica in modo che ritorni produttiva.
Oltre all'esercizio di controllo sopra riportato, puoi esplorare altre tecniche per utilizzare la ricompensa positiva. È possibile bloccare i tempi regolari per la pulizia della posta in arrivo dopo aver trascorso ore di lavoro e impostare quel momento per essere piacevole, con uno spuntino nelle vicinanze e una buona musica di sottofondo. È inoltre possibile applicare gli stessi principi per il lavoro: scollegare Internet e / o nascondere il client di posta elettronica e utilizzare un ambiente di lavoro confortevole per compensare.
Premiati per le buone abitudini di lavoro e l'e-mail non dovrà subentrare nella tua vita lavorativa.
