Zen e l'arte dell'organizzazione di file e cartelle

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Zen e l'arte dell'organizzazione di file e cartelle
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Anonim

Il tuo desktop è un esempio di pulizia, o è traboccante di così tante icone che hai paura di vederlo? Se stai rimandando a organizzarti perché il compito è troppo grande o scoraggiante, o non sai da dove iniziare, abbiamo 40 consigli per portarti sulla strada della maestria zen del tuo sistema di archiviazione digitale.

Per tutti quei lettori che vorrebbero organizzare i propri file e cartelle o, se sono già organizzati, meglio organizzato: abbiamo compilato una guida completa per organizzarci e organizzarci, un articolo completo che si spera possa coprire ogni possibile suggerimento.

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Segni che il tuo computer è mal organizzato

Se il tuo computer è un disastro, probabilmente lo sai già. Ma nel caso in cui non lo sei, ecco alcuni segni rivelatori:

  • Il tuo desktop ha oltre 40 icone su di esso
  • "I miei documenti" contiene oltre 300 file e 60 cartelle, inclusi MP3 e foto digitali
  • Si utilizza la funzione di ricerca integrata di Windows ogni volta che è necessario trovare un file
  • Non è possibile trovare i programmi nell'elenco dei programmi fuori controllo nel menu Start
  • Salva tutti i documenti di Word in una cartella, tutti i fogli di lavoro in una seconda cartella, ecc
  • Qualsiasi dato file che stai cercando potrebbe trovarsi in uno dei quattro diversi set di cartelle

Ma prima di iniziare, ecco alcune note rapide:

  • Supponiamo che tu sappia quali sono i file e le cartelle e come creare, salvare, rinominare, copiare ed eliminare
  • I principi dell'organizzazione descritti in questo articolo si applicano allo stesso modo tutti sistemi informatici. Tuttavia, gli screenshot qui rifletteranno come appaiono le cose su Windows (di solito Windows 7). Citeremo anche alcune utili funzionalità di Windows che possono aiutarti a organizzarti.
  • Ognuno ha la propria metodologia preferita di organizzazione e archiviazione, ed è fin troppo facile entrare nella discussione "La mia strada è meglio di Tuo modo". La realtà è che lì è nessun modo perfetto per organizzare le cose. Quando ho scritto questo articolo, ho cercato di mantenere un punto di vista generalista e oggettivo. Mi considero insolitamente ben organizzato (fino all'ossessione, a dire la verità), e ho 25 anni di esperienza nella raccolta e nell'organizzazione di file su computer. Quindi ho molto da dire sull'argomento. Ma i suggerimenti che ho descritto qui sono solo senso unico di farlo. Speriamo che alcuni di questi suggerimenti funzionino anche per te, ma per favore non leggere questo come un modo "giusto" per farlo.

Alla fine dell'articolo ti chiederemo, il lettore, i consigli della tua organizzazione.

Perché preoccuparsi di organizzare a tutti?

Per alcuni, la risposta a questa domanda è evidente. Eppure, in questa era di potenti software di ricerca desktop (le funzionalità di ricerca integrate nei menu Start di Windows Vista e Windows 7 e programmi di terze parti come Ricerca Google Desktop), è necessario porre la domanda e rispondere.

Ho un amico che mette tutti i file che crea, riceve o scarica nella sua I miei documenti cartella e non si preoccupa di archiviarli in sottocartelle. Si affida alla funzionalità di ricerca integrata nel suo sistema operativo Windows per aiutarlo a trovare ciò che sta cercando. E lo trova sempre. È un samurai di ricerca. Per lui, il deposito è uno spreco di tempo prezioso che potrebbe essere speso godendosi la vita!

È allettante seguire l'esempio. A prima vista, perché qualcuno dovrebbe prendersi il disturbo di organizzare il proprio disco rigido quando è disponibile un software di ricerca così eccellente? Bene, se tutto quello che vuoi fare con i file che possiedi è quello di individuarli e aprirli individualmente (per l'ascolto, il montaggio, ecc.), Non c'è motivo di preoccuparsi di fare uno scrap of organization. Ma considera questi compiti comuni che non sono realizzabili con il software di ricerca desktop:

  • Trova i file manualmente. Spesso non è conveniente, veloce o addirittura possibile utilizzare il software di ricerca desktop per trovare quello che vuoi. Non funziona al 100% del tempo, o potrebbe non essere nemmeno installato. A volte è semplicemente più veloce andare direttamente al file che si desidera, se si sa che si trova in una particolare sotto-cartella, piuttosto che trascinare attraverso centinaia di risultati di ricerca.
  • Trova gruppi di file simili (ad esempio tutti i file "di lavoro", tutte le foto della tua vacanza in Europa nel 2008, tutti i tuoi video musicali, tutti gli MP3 di Lato oscuro della luna, tutte le tue lettere che hai scritto a tua moglie, tutte le tue dichiarazioni dei redditi). La denominazione intelligente dei file ti porterà solo lontano. A volte è la data in cui è stato creato il file che è importante, altre volte è il formato del file, e altre volte è lo scopo del file. Come si fa a denominare una raccolta di file in modo che siano facili da isolare in base a qualunque dei criteri di cui sopra? Risposta breve, non puoi.
  • Sposta i file su un nuovo computer. È ora di aggiornare il tuo computer. Come prendi rapidamente tutti i file che sono importanti per te? O tu decidi di avere Due computer ora - uno per casa e uno per lavoro. Come si isolano rapidamente solo i file relativi al lavoro per spostarli sul computer di lavoro?
  • Sincronizza i file con altri computer. Se hai più di un computer e devi rispecchiare alcuni dei tuoi file sull'altro computer (ad es. La tua raccolta musicale), allora hai bisogno di un modo per determinare rapidamente quali file devono essere sincronizzati e quali no. Sicuramente non vuoi sincronizzarti qualunque cosa?
  • Scegli i file di cui eseguire il backup. Se il tuo regime di backup richiede più backup o richiede backup rapidi, dovrai specificare quali file devono essere sottoposti a backup e quali no. Questo non è possibile se sono tutti nella stessa cartella.

Infine, se sei semplicemente qualcuno che si diverte a essere organizzato, ordinato e ordinato (io! Io!), Allora non hai nemmeno bisogno di un motivo. Essere disorganizzati è semplicemente impensabile.

Suggerimenti su come organizzarsi

Qui presentiamo i nostri 40 migliori consigli su come organizzarsi. Oppure, se sei già organizzato, per ottenere meglio organizzato.

Suggerimento # 1. Scegli il tuo sistema organizzativo con cura

La ragione per cui la maggior parte delle persone non è organizzata è che ci vuole tempo. E il primo la cosa che richiede tempo è decidere su un sistema di organizzazione. Questa è sempre una questione di preferenze personali, ed è non qualcosa che un geek su un sito web può dirti. Dovresti sempre scegliere il tuo sistema, in base a come è organizzato il tuo cervello (il che presuppone che il tuo cervello sia, in effetti, organizzato).

Non possiamo istruirti, ma noi può dare suggerimenti:

  • Potresti voler iniziare con un sistema basato sugli utenti del computer. Ad esempio "I miei file", "I file di mia moglie", i file di mio figlio ", ecc. All'interno di" I miei file ", è possibile scomporli in" Personale "e" Affari ". Potresti quindi rend contoere che ci sono sovrapposizioni. Ad esempio, tutti potrebbero voler condividere l'accesso alla libreria musicale o le foto della recita scolastica. Quindi puoi creare un'altra cartella chiamata "Famiglia", per i file "comuni".
  • Potresti decidere che la suddivisione dei file di livello più alto si basa sulla "fonte" di ciascun file. In altre parole, chi ha creato i file. Potresti avere "File creati da ME (aziendali o personali)", "File creati da persone che conosco (familiari, amici, ecc.)" E infine "File creati dal resto del mondo (file musicali MP3, scaricati o estratti film o programmi TV, file di installazione del software, splendide immagini di sfondi desktop che hai raccolto, ecc.) "Questo sistema sembra essere quello che uso io stesso. Vedi sotto:

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    marchio è per i file creati da me VC è per i file creati dalla mia azienda (creazioni virtuali) Altri è per i file creati dai miei amici e familiari Dati è il resto del mondo Anche, impostazioni è dove memorizzo i file di configurazione e altri file di dati del programma per il mio software installato (più su questo in punta # 34, sotto).

  • Ogni cartella presenterà la propria particolare serie di requisiti per ulteriori sub-organizzazione. Ad esempio, puoi decidere di organizzare la tua raccolta musicale in sottocartelle in base al nome dell'artista, mentre il tuo foto digitali potrebbe essere organizzato in base alla data in cui sono stati presi. Può essere diverso per ogni sottocartella!
  • Un'altra strategia sarebbe basata sulla "attualità". File che devi ancora aprire e guardare in diretta in una cartella. Quelli che sono stati guardati ma non ancora archiviati dal vivo in un altro posto. I progetti attuali e attivi vivono in un altro posto. Tutti gli altri file (il tuo "archivio", se ti va) vivrebbero in una quarta cartella. (E naturalmente, all'interno di quest'ultima cartella avresti bisogno di creare un ulteriore sottosistema basato su uno dei precedenti punti elenco).

Metti un po 'di pensiero in questo - cambiarlo quando si dimostra incompleta può essere una grande seccatura! Prima di affrontare il problema di implementare qualsiasi sistema che ti viene in mente, esamina un'ampia sezione dei file che possiedi e vedi se saranno tutti in grado di trovare un buon posto logico all'interno del tuo sistema.

Mancia # 2. Quando decidi sul tuo sistema, Attenersi ad esso!

Non c'è niente di più inutile che affrontare tutti i problemi legati alla creazione di un sistema e all'archiviazione di tutti i tuoi file, e quindi ogni volta che crei, ricevi o scarichi un nuovo file, è sufficiente scaricarlo sul desktop. Devi essere disciplinato - per sempre! Ogni nuovo file che ottieni, trascorri quei pochi secondi in più per archiviarlo dove appartiene! Altrimenti, tra un mese o due, starai peggio di prima - metà dei tuoi file saranno organizzati e metà sarà disorganizzata - e tu non saprai quale è quale!

Mancia # 3. Scegli la cartella principale della tua struttura con cura

Ogni file di dati (documento, foto, file musicale, ecc.) Che crei, che possiedi o che è importante per te, indipendentemente da dove provenga, dovrebbe essere trovato all'interno di una singola cartellae che una singola cartella dovrebbe trovarsi nella radice della tua C: drive (come sottocartella di C: ). In altre parole, fallo non Basare la struttura delle cartelle in cartelle standard come "Documenti". Se lo fai, allora lo stai lasciando ai tecnici del sistema operativo per decidere quale struttura di cartelle è meglio per te. E ogni sistema operativo ha un sistema diverso! In Windows 7 vengono trovati i file C: Users YourName, mentre su Windows XP lo era C: Documents and Settings YourName My Documents. Nei sistemi UNIX è spesso / Home / YourName.

Queste cartelle predefinite standard tendono a riempirsi di file spazzatura e cartelle che non sono affatto importanti per te. "I miei documenti" è il peggior reato. Ogni secondo pezzo di software che installi, a quanto pare, gli piace creare la propria cartella nella cartella "Documenti". Queste cartelle di solito non rientrano nella struttura organizzativa, quindi non usarle! In effetti, non usare nemmeno la cartella "Documenti". Lascia che si riempia di spazzatura e poi semplicemente ignoralo. Sembra eretico, ma: non visitare mai la tua cartella "Documenti"! Rimuovi le icone / i link in "Documenti" e sostituiscili con i collegamenti alle cartelle tu creato e tu cura!

Crea il tuo file system da zero! Probabilmente il posto migliore per metterlo sarebbe sul tuo D: guidare - se ne hai uno. In questo modo, tutto il tuo i file vivono su un disco, mentre tutti i file del sistema operativo e del componente software vivono sul disco C: semplicemente ed elegantemente separati. I benefici di ciò sono profondi. Non solo ci sono ovvi vantaggi organizzativi (vedi suggerimento n. 10, sotto), ma quando si tratta di migrare i tuoi dati su un nuovo computer, puoi (a volte) semplicemente scollegare il tuo D: drive e collegarlo come D: drive di il tuo nuovo computer (questo implica che l'unità D: è in realtà un disco fisico separato e non una partizione sullo stesso disco di C:). Si ottiene anche un leggero miglioramento della velocità (di nuovo, solo se le unità C: e D: sono su dischi fisici separati).

Attenzione: dal suggerimento # 12, sotto, vedrai che è davvero una buona idea avere esattamente la stessa struttura del file system - inclusa l'unità su cui è archiviata - su tutti dei computer che possiedi. Quindi se decidi di usare il D: guida come sistema di archiviazione per i tuoi file, assicurati di essere in grado di utilizzare l'unità D: on tutti i computer che possiedi. Se non puoi assicurartelo, allora puoi ancora usare un trucco geniale intelligente per archiviare i tuoi file su D: guidare, ma ancora accedere a tutti tramite il C: guidare (vedi suggerimento # 17, sotto).

Se hai solo un disco rigido (C:), quindi creare una cartella dedicata che conterrà tutti i tuoi file - qualcosa di simile C: . Il nome della cartella non è importante, ma fallo una sola, breve parola.

Ci sono diverse ragioni per questo:

  • Quando si crea un regime di backup, è facile decidere quali file devono essere sottoposti a backup - sono tutti nella stessa cartella!
  • Se decidi di scambiare il tuo computer con uno nuovo, sai esattamente quali file migrare
  • Saprai sempre da dove iniziare una ricerca per qualsiasi file
  • Se sincronizzi i file con altri computer, rende le tue routine di sincronizzazione molto semplici. Inoltre, tutte le scorciatoie continuano a funzionare su altre macchine (maggiori informazioni al riguardo nel suggerimento n. 24, di seguito).

Una volta che hai deciso dove dovrebbero andare i tuoi file, allora metti tutti i tuoi file in là - Qualunque cosa! Ignora completamente le cartelle standard predefinite create per te dal sistema operativo ("Musica", "Immagini", ecc.). In effetti, puoi effettivamente spostare molte di queste cartelle nella tua struttura (di più in proposito, nella punta 6).

Più completamente ottieni tutti i tuoi file di dati (documenti, foto, musica, ecc.) e tutte le impostazioni di configurazione in quella cartella, quindi sarà più facile eseguire tutte le attività sopra elencate.

Una volta che è stato fatto, e tutto il tuo file in live uno cartella, tutto il altro le cartelle in C: possono essere pensate come cartelle di "sistema operativo" e quindi di poco interesse per noi giorno per giorno.

Ecco uno screenshot di una C: unità ben organizzata, in cui tutti i file utente si trovano all'interno del File cartella:

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Mancia # 4. Usa sotto-cartelle

Questo sarebbe il nostro suggerimento più semplice e ovvio. È quasi scontato. Qualsiasi sistema organizzativo tu decida (vedi suggerimento n. 1) richiederà la creazione di sottocartelle per i tuoi file. Abituarsi a creare cartelle su base regolare.

Mancia # 5. Non essere timido su profondità

Crea tanti livelli di sottocartelle di cui hai bisogno. Non aver paura di farlo. Ogni volta che noti un'opportunità di raggruppare una serie di file correlati in una sottocartella, fallo. Gli esempi potrebbero includere: Tutti gli MP3 da un CD musicale, tutte le foto di una vacanza o tutti i documenti di un cliente.

Va perfettamente bene inserire i file in una cartella chiamata C: Files Me Da Altri Servizi WestCo Bank Statements 2009. Questo è solo sette livelli di profondità. Dieci livelli non è raro. Certo, è possibile prendere questo troppo lontano. Se ti accorgi di creare una sottocartella per contenere un solo file, probabilmente sei diventato un po 'troppo zelante. D'altra parte, se si crea semplicemente una struttura con solo due livelli (per esempio C: Files Work) quindi non hai davvero raggiunto alcun livello di organizzazione (a meno che non possiedi solo sei file!). La tua cartella "Lavoro" sarà diventata una discarica, proprio come lo era il tuo desktop, con molte centinaia di file al suo interno.

Mancia # 6. Spostare le cartelle utente standard nella struttura della propria cartella

La maggior parte dei sistemi operativi, incluso Windows, crea una serie di cartelle standard per ciascuno dei suoi utenti. Queste cartelle diventano quindi il percorso predefinito per file come documenti, file musicali, foto digitali e file Internet scaricati. In Windows 7, l'elenco completo è mostrato di seguito:

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Alcune di queste cartelle non si possono mai usare o preoccupare (ad esempio, il Preferiti cartella, se non utilizzi Internet Explorer come browser). Quelli che puoi lasciare dove sono. Ma potresti usare alcune delle altre cartelle per archiviare file che sono importanti per te. Anche se lo sei non utilizzandoli, Windows li tratterà spesso come posizione di archiviazione predefinita per molti tipi di file. Quando si va a salvare un tipo di file standard, può diventare fastidioso richiedere automaticamente di salvarlo in una cartella che non fa parte della propria struttura di file.

Ma c'è una soluzione semplice: sposta le cartelle che ti interessano nella tua struttura di cartelle! Se lo fai, la prossima volta che andrai a salvare un file del tipo corrispondente, Windows ti chiederà di salvarlo nella nuova posizione spostata.

Spostare le cartelle è facile. Basta trascinarli nella nuova posizione. Ecco uno screenshot del valore predefinito La mia musica cartella che viene spostata nella mia cartella personale personalizzata (marchio):

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Suggerimento # 7. Assegna un nome a file e cartelle in modo intelligente

Questo è un altro che è quasi inutile dirlo, ma lo diremo comunque: Do non consente di creare file con nomi privi di significato come Document1.doco cartelle chiamate Nuova cartella (2). Prendi quei 20 secondi in più e ottieni un nome significativo per il file / cartella - uno che distribuisce accuratamente i suoi contenuti senza ripetere l'intero contenuto nel nome.

Suggerimento # 8. Fai attenzione ai nomi dei file lunghi

Un altro modo per dire se non hai ancora creato una profondità sufficiente per la tua gerarchia di cartelle è che i tuoi file richiedono spesso nomi molto lunghi. Se hai bisogno di chiamare un file Johnson Sales Figures Marzo 2009.xls (che potrebbe accadere di vivere nella stessa cartella di Abercrombie Budget Report 2008.xls), quindi potresti voler creare alcune sottocartelle in modo che il primo file possa essere semplicemente chiamato March.xlse vivendo nel Clienti Johnson Vendite 2009 cartella.

Un file ben posizionato richiede solo un breve nome file!

Suggerimento # 9. Usa scorciatoie! Ovunque!

Questo è probabilmente il suggerimento più utile e più importante che possiamo offrire. Una scorciatoia consente a un file di essere in due posti contemporaneamente.

Perché lo vuoi? Bene, la struttura dei file e delle cartelle di tutti i sistemi operativi più diffusi oggi sul mercato è gerarchica. Ciò significa che tutti gli oggetti (file e cartelle) vivono sempre all'interno esattamente uno cartella genitore. È un po 'come un albero. Un albero ha rami (cartelle) e foglie (file). Ogni foglia e ogni ramo sono supportati esattamente da un ramo genitore, fino alla radice dell'albero (che, per inciso, è esattamente il motivo per cui C: è chiamata la "cartella radice" dell'unità C:).

Il fatto che gli hard disk siano strutturati in questo modo può sembrare ovvio e persino necessario, ma è solo un modo di organizzare i dati. Ce ne sono altri: i database relazionali, ad esempio, organizzano i dati strutturati in modo completamente diverso. Il limite principale delle strutture di archiviazione gerarchiche è che un file può essere sempre in un solo ramo dell'albero - in una sola cartella - alla volta. Perché questo è un problema? Bene, ci sono due ragioni principali per cui questa limitazione è un problema per gli utenti di computer:

  1. Il posto "corretto" per un file, secondo la nostra logica organizzativa, è molto spesso molto sconveniente posto per quel file da localizzare. Solo perché è correttamente archiviato non significa che sia facile da raggiungere. Il tuo file potrebbe essere "correttamente" sepolto sei livelli in profondità nella struttura della sottocartella, ma potrebbe essere necessario un accesso regolare e veloce a questo file ogni giorno. Puoi sempre spostarlo in una posizione più comoda, ma ciò significherebbe che dovresti re-archiviare nella sua posizione "corretta" ogni volta che hai finito di lavorarci sopra. Più insoddisfacente.
  2. Un file può semplicemente "appartenere" in due o più posizioni diverse all'interno della struttura del file. Ad esempio, supponi di essere un contabile e di aver appena completato la dichiarazione dei redditi del 2009 per John Smith. Potrebbe aver senso chiamare questo file Dichiarazione dei redditi 2009.doc e archiviarlo sotto Clienti John Smith. Ma potrebbe anche essere importante per te avere le dichiarazioni dei redditi del 2009 da tutti i tuoi clienti insieme nello stesso posto. Quindi potresti anche voglio chiamare il file John Smith.doc e archiviarlo sotto Dichiarazione dei redditi 2009. Il problema è che, in un sistema di archiviazione puramente gerarchico, non è possibile inserirlo in entrambi i posti. Grrrrr!

Fortunatamente, Windows (e la maggior parte degli altri sistemi operativi) offre un modo per fare esattamente questo: si chiama "scorciatoia" (noto anche come "alias" su Mac e "collegamento simbolico" su sistemi UNIX). Le scorciatoie consentono a un file di esistere in un posto, e un'icona che rappresenta il file da creare e mettere altrove per favore. In effetti, è possibile creare una dozzina di tali icone e distribuirle su tutto il disco rigido. Facendo doppio clic su una di queste icone / scorciatoie si apre il file originale, proprio come se si fosse fatto doppio clic sul file originale stesso.

Considera le seguenti due icone:

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Quello a sinistra è il vero documento di Word, mentre quello a destra è una scorciatoia rappresenta il documento di Word. Facendo doppio clic su una delle due icone si aprirà lo stesso file. Esistono due principali differenze visive tra le icone:

  1. La scorciatoia avrà una piccola freccia nell'angolo in basso a sinistra (su Windows, comunque)
  2. La scorciatoia può avere un nome che non include l'estensione del file (la parte ".docx", in questo caso)

È possibile eliminare il collegamento in qualsiasi momento senza perdere dati effettivi. L'originale è ancora intatto. Tutto ciò che si perde è la possibilità di accedere a tali dati da ovunque si trovasse il collegamento.

Allora perché le scorciatoie sono così grandi? Perché ci permettono di superare facilmente il limite principale dei file system gerarchici e di mettere un file in due (o più) posti contemporaneamente. Desideri sempre avere file che non funzionano bene con la tua logica organizzativa e non possono essere archiviati in un unico posto. Chiedono di esistere in due posti. Le scorciatoie permettono questo! Inoltre, consentono di raccogliere i file e le cartelle aperti più spesso insieme in un unico punto per un comodo accesso. La parte interessante è che i file originali rimangono dove sono, al sicuro per sempre nella loro posizione perfettamente organizzata.

Quindi la tua collezione di file aperti più spesso può - e dovrebbero - diventare una collezione di scorciatoie!

Se non sei ancora convinto dell'utilità delle scorciatoie, considera le seguenti aree note di un tipico computer Windows:

  • Il menu Start (e tutti i programmi che vivono al suo interno)
  • La barra di avvio veloce (o il Superbar in Windows 7)
  • L'area "Cartelle preferite" nell'angolo in alto a sinistra della finestra di Windows Explorer (in Windows Vista o Windows 7)
  • I tuoi preferiti di Internet Explorer o preferiti di Firefox

Ogni oggetto in ciascuna di queste aree è una scorciatoia! Ciascuna di queste aree esiste solo per uno scopo: per comodità, per fornire una raccolta dei file e delle cartelle a cui si accede più spesso.

Dovrebbe essere facile vedere ormai che le scorciatoie sono progettate per un singolo scopo: Per rendere più comodo l'accesso ai tuoi file. Ogni volta che fai doppio clic su una scorciatoia, ti viene risparmiata la seccatura di individuare il file (o la cartella, il programma o l'unità o l'icona del pannello di controllo) che rappresenta.

Le scorciatoie ci permettono di inventare una regola d'oro per l'organizzazione di file e cartelle:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(questa regola non si applica alle copie create per scopi di backup, ovviamente!)

Ci sono anche regole minori, come "non spostare un file nell'area di lavoro - crea invece una scorciatoia", e "ogni volta che ti senti frustrato con quanto tempo ci vuole per trovare un file, crea un collegamento ad esso e posiziona quella scorciatoia in una posizione comoda."

Quindi, come creare queste scorciatoie massicciamente utili? Ci sono due modi principali:

  1. "Copia" il file o la cartella originale (fai clic su di esso e digita Ctrl-Coppure fai clic destro su di esso e seleziona copia):

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    Quindi, fare clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota della cartella di destinazione (il punto in cui si desidera utilizzare il collegamento) e selezionare Incolla collegamento:

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  2. Trascinare con il tasto destro del mouse (trascinare con il tasto destro del mouse) il file dalla cartella di origine alla cartella di destinazione. Quando si rilascia il pulsante del mouse nella cartella di destinazione, viene visualizzato un menu:

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    Selezionare Crea scorciatoie qui.

Si noti che quando vengono create scorciatoie, vengono spesso nominate come "Mi piace" Collegamento a Budget Detail.doc (Windows XP) o Dettagli del budget - Shortcut.doc (Windows 7). Se non ti piacciono queste parole in più, puoi facilmente rinominare le scorciatoie dopo che sono state create, oppure puoi configurare Windows per non inserire mai le parole extra in primo luogo (vedi il nostro articolo su come farlo).

E, naturalmente, puoi creare scorciatoie anche per le cartelle, non solo per i file!

Linea di fondo:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Suggerimento # 10. Separare i file dell'applicazione dai file di dati

Qualsiasi guru dell'organizzazione digitale batterà questa regola in te. I file dell'applicazione sono i componenti del software che hai installato (ad es. Microsoft Word, Adobe Photoshop o Internet Explorer). I file di dati sono i file che hai creato personalmente utilizzando quel software (ad esempio documenti di Word, foto digitali, e-mail o playlist).

Il software viene installato, disinstallato e aggiornato per tutto il tempo. Si spera che il supporto di installazione originale (o il file di installazione scaricato) sia conservato in un luogo sicuro e che possa quindi reinstallare il software in qualsiasi momento. Ciò significa che i file del componente software hanno poca importanza. Mentre i file che hai creato con quel software sono, per definizione, importanti. È buona norma separare sempre file non importanti da file importanti.

Quindi, quando il tuo software ti chiede di salvare un file che hai appena creato, prenditi un momento e controlla dove suggerisce di salvare il file. Se si suggerisce di salvare il file nella stessa cartella del software stesso, allora sicuramente non seguire questo suggerimento. Archivialo nel tuo proprio cartella! Infatti, vedi se riesci a trovare l'opzione di configurazione del programma che determina dove i file vengono salvati di default (se ne ha uno), e cambialo.

Suggerimento # 1 1. Organizza i file in base a Scopo, Non su Tipo di file

Se hai, per esempio una cartella chiamata Lavoro Clients Johnsone all'interno di quella cartella hai due sottocartelle, Documenti di Word e Fogli di calcolo (in altre parole, stai separando i file ".doc" dai file ".xls"), quindi è probabile che tu non sia organizzato in modo ottimale. Non ha molto senso organizzare i file in base al programma che li ha creati. Invece, crea le tue sottocartelle in base al scopo del file. Ad esempio, avrebbe più senso creare sottocartelle chiamate Corrispondenza e Financials. Potrebbe essere che tutti i file in una determinata sottocartella abbiano lo stesso tipo di file, ma questo dovrebbe essere più una coincidenza e meno una funzionalità di progettazione del sistema organizzativo.

Mancia # 12. Mantenere la stessa struttura di cartelle su tutti i computer

In altre parole, qualunque sistema organizzativo tu crei, applicalo a tutti i computer che puoi. Ci sono diversi vantaggi a questo:

  • C'è meno da ricordare. Non importa dove ti trovi, sai sempre dove cercare i tuoi file
  • Se si copia o si sincronizzano i file da un computer a un altro, la configurazione del processo di sincronizzazione diventa molto semplice
  • I collegamenti possono essere copiati o spostati da un computer all'altro con facilità (supponendo che anche i file originali vengano copiati / spostati). Non è necessario trovare di nuovo l'obiettivo della scorciatoia sul secondo computer
  • Idem per i file collegati (ad esempio documenti Word che si collegano ai dati in un file Excel separato), playlist e qualunque file che fanno riferimento ai percorsi esatti dei file di altri file.

Questo vale anche per l'unità su cui sono archiviati i tuoi file. Se i tuoi file sono archiviati C: su un computer, assicurati che siano archiviati C: sopra tutti i tuoi computer Altrimenti tutte le scorciatoie, le playlist e i file collegati smetteranno di funzionare!

Mancia # 13. Creare una cartella "Posta in arrivo"

Crea te stesso una cartella in cui archivia tutti i file su cui stai lavorando attualmente o che non hai ancora ottenuto. Puoi pensare a questa cartella come alla tua lista di cose da fare. Puoi chiamarlo "Posta in arrivo" (rendendola la stessa metafora del tuo sistema di posta elettronica), "Lavoro" o "Da fare" o "Scratch", o qualsiasi altro nome abbia senso per te. Non importa come lo chiami, ma assicurati di averne uno!

Una volta terminato di lavorare su un file, lo si sposta dalla "Posta in arrivo" alla posizione corretta all'interno della struttura organizzativa.

Si consiglia di utilizzare il desktop come questa cartella "Posta in arrivo". Giustamente o erroneamente, la maggior parte delle persone lo fa. Non è un brutto posto mettere questi file, ma fai attenzione: se tu fare decidi che il tuo desktop rappresenta la tua lista di cose da fare, quindi assicurati che nessun altro file trovi la loro strada lì. In altre parole, assicurati che la tua "Posta in arrivo", dovunque sia, Desktop o altro, rimanga libera da file indesiderati che non appartengono a questo.

Quindi dove dovresti mettere questa cartella, che, quasi per definizione, vive al di fuori la struttura del resto del tuo sistema di archiviazione? Beh, prima di tutto, deve essere da qualche parte maneggevole. Questa sarà una delle tue cartelle più visitate, quindi la convenienza è la chiave. Metterlo sul desktop è un'ottima opzione, specialmente se non hai altre cartelle sul desktop: la cartella diventa estremamente facile da trovare in Windows Explorer:

Dovresti quindi creare scorciatoie per questa cartella in punti convenienti su tutto il tuo computer ("Collegamenti preferiti", "Avvio veloce", ecc.).
Dovresti quindi creare scorciatoie per questa cartella in punti convenienti su tutto il tuo computer ("Collegamenti preferiti", "Avvio veloce", ecc.).

Mancia # 14. Assicurati di avere solo una cartella "Posta in arrivo"

Una volta creata la cartella "Posta in arrivo", non utilizzare nessun altro percorso di cartella come "Elenco delle cose da fare". Gettare ogni file in arrivo o creato nella cartella Posta in arrivo durante la creazione / ricezione. Ciò mantiene il resto del tuo computer intatto e privo di junk in modo casuale creato o scaricato. L'ultima cosa che vuoi fare è controllare più cartelle per vedere tutte le tue attività e progetti attuali. Raccogli tutti insieme in una cartella.

Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di avere solo una casella di posta in arrivo:

  • Imposta la posizione di "salvataggio" predefinita di tutti i programmi in questa cartella.
  • Imposta la posizione di "download" predefinita per il tuo browser in questa cartella.
  • Se questa cartella è non il tuo desktop (consigliato), quindi vedi anche se puoi fare un punto di non mettere i file "da fare" sul desktop. Ciò mantiene il tuo desktop sgombro e simile allo Zen:
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(il Posta in arrivo la cartella si trova nell'angolo in basso a destra)

Mancia # 15. Essere vigili su come cancellare la cartella "Posta in arrivo"

Questa è una delle chiavi per stare organizzato. Se lasci il tuo overflow "Inbox" (cioè permetti che ci siano più di, ad esempio, 30 file o cartelle), probabilmente inizierai a sentirti sopraffatto: non stai tenendo il passo con il tuo lista di cose da fare. Una volta che la tua casella di posta supera un certo punto (circa 30 file, gli studi hanno mostrato), allora inizierai semplicemente ad evitarlo. Puoi continuare a mettere i file lì dentro, ma sarai spaventato a guardarlo, temendo la sensazione di "fuori controllo" che le persone disoccupate, oberate di lavoro, o semplicemente disordinate, sentono regolarmente.

Quindi, ecco cosa puoi fare:

  • Visita la tua cartella Inbox / Da fare regolarmente (almeno cinque volte al giorno).
  • Esegui regolarmente la scansione della cartella per i file sui quali hai lavorato e che sono pronti per l'archiviazione. Archiviarli immediatamente.
  • Rendilo un motivo di orgoglio per mantenere il numero di file in questa cartella il più piccolo possibile. Se apprezzi la tranquillità, rendi la vacuità di questa cartella una delle tue priorità (computer) più alte
  • Se sai che un particolare file è stato nella cartella per più di, per esempio, sei settimane, allora ammetti che in realtà non stai andando in giro per elaborarlo, e spostarlo nella sua posizione di riposo finale.

Mancia # 16. Archivia tutto immediatamente e utilizza Tasti di scelta rapida per i tuoi progetti attivi

Non appena crei, ricevi o scarichi un nuovo file, salvalo nella sua cartella "corretta" subito. Quindi, ogni volta che devi lavorarci sopra (possibilmente subito), crea un collegamento nella cartella "Posta in arrivo" ("cosa fare") o sul desktop. In questo modo, tutti i tuoi file sono sempre nelle posizioni "corrette", ma hai comunque accesso immediato e comodo ai tuoi file attivi e attuali. Quando hai finito di lavorare su un file, elimina semplicemente il collegamento.

Idealmente, la cartella "Posta in arrivo" e il desktop non dovrebbero contenere file o cartelle effettivi. Dovrebbero semplicemente contenere scorciatoie.

Mancia # 17. Uso Collegamenti simbolici di directory (o giunzioni) mantenere una struttura di cartelle unificate

Utilizzando questo suggerimento, possiamo aggirare un potenziale ostacolo che possiamo incontrare quando creiamo la nostra struttura organizzativa - il problema di avere più di una unità sul nostro computer (C:, D:, ecc.). Potremmo avere dei file che dobbiamo memorizzare sull'unità D: per motivi di spazio, e tuttavia vogliamo basare la nostra struttura di cartelle organizzate sul disco C: (o viceversa).

La struttura organizzativa scelta potrebbe imporre che tutti i tuoi file debbano essere accessibili da C: unità (ad esempio, la cartella principale di tutti i tuoi file potrebbe essere qualcosa di simile C: ). Eppure potresti ancora avere un D: guidare e desiderare di sfruttare le centinaia di Gigabyte di riserva che offre. Sapevi che è possibile archiviare i tuoi file nell'unità D: eppure accedervi come se fossero sull'unità C:? E no, non stiamo parlando di scorciatoie qui (anche se il concetto è molto simile).

Usando il comando shell mklink, puoi essenzialmente prendere una cartella che continua a vivere uno guidare e creare un alias per questo su a diverso guidare (si può fare molto di più con questo mklink - per una panoramica completa sulle funzionalità di questo programma, consultare il nostro articolo dedicato). Questi alias sono chiamati directory collegamenti simbolici (ed era noto come giunzioni). Puoi considerarli come cartelle "virtuali". Funzionano esattamente come normali cartelle, tranne che si trovano fisicamente da qualche altra parte.

Ad esempio, puoi decidere che il tuo intero D: l'unità contiene la struttura completa del file organizzativo, ma è necessario fare riferimento a tutti quei file come se fossero sul C: guidare, sotto C: . Se così fosse, potresti creare C: come un link simbolico di directory - un collegamento a D:, come segue:

mklink /d c:files d:

O potrebbe essere che i soli file che desideri memorizzare sul D: guidare sono la tua collezione di film. Puoi trovare tutti i tuoi file di film nella radice del tuo D: guidare, quindi collegarlo a C: Media Movies, come segue:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Inutile dire che è necessario eseguire questi comandi da un prompt dei comandi: fare clic sul pulsante Start, digitare cmd e premere accedere)

Mancia # 18. Personalizza le icone delle cartelle

Questo non è strettamente parlando organizzativa suggerimento, ma con icone uniche per ogni cartella fa ti consente di identificare più rapidamente quale cartella è quale e, quindi, ti fa risparmiare tempo quando trovi i file. Un esempio è sotto (dalla mia cartella che contiene tutti i file scaricati da Internet):

Per sapere come modificare le icone delle cartelle, fai riferimento al nostro articolo dedicato sull'argomento.
Per sapere come modificare le icone delle cartelle, fai riferimento al nostro articolo dedicato sull'argomento.

Mancia # 19. Tidy Your Start Menu

Il menu Start di Windows è in genere una delle parti più disordinate di qualsiasi computer Windows. Ogni programma che installi sembra adottare un approccio completamente diverso per posizionare le icone in questo menu. Alcuni semplicemente mettono un'icona di un singolo programma. Altri creano una cartella in base al nome del software. E altri creano una cartella in base al nome del produttore del software. È il caos e può rendere difficile trovare il software che vuoi eseguire.

Per fortuna possiamo evitare questo caos con utili funzioni del sistema operativo come Quick Launch, Superbar o voci di menu Start bloccati.

Anche così, avrebbe molto senso entrare nelle viscere del menu Start e dargli una buona occasione. Tutto quello che devi veramente decidere è come organizzerai le tue applicazioni. Una struttura basata sullo scopo dell'applicazione è un candidato ovvio. Di seguito è riportato un esempio di una tale struttura:

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In questa struttura, Utilità significa software il cui compito è quello di mantenere il computer stesso senza intoppi (strumenti di configurazione, software di backup, programmi Zip, ecc.). applicazioni si riferisce a qualsiasi software di produttività che non rientri nei titoli Multimedia, Grafica, Internet, eccetera.

Nel caso non lo sapessi, ogni icona nel menu Start è a scorciatoia e può essere manipolato come qualsiasi altra scorciatoia (copiata, spostata, cancellata, ecc.).

Con il menu Start di Windows (tutte le versioni di Windows), Microsoft ha deciso che ci sia Due strutture di cartelle parallele per memorizzare le scorciatoie del menu Start. Uno per tu (l'utente che ha effettuato l'accesso al computer) e uno per tutti gli utenti del computer. Avere due strutture parallele può spesso essere ridondante: se sei l'unico utente del computer, allora ci sono due strutture parallele totalmente ridondante. Anche se ci sono molti utenti che si collegano regolarmente al computer, la maggior parte del software installato dovrà essere reso disponibile a tutti gli utenti, e dovrebbe quindi essere spostato dalla versione "solo tu" del menu Start e in "Tutti area utenti ".

Per assumere il controllo del menu Start, in modo da poter iniziare a organizzarlo, è necessario sapere come accedere alle cartelle e ai file di collegamento effettivi che costituiscono il menu Start (entrambe le versioni). Per trovare queste cartelle e file, fare clic su Inizio pulsante e quindi fare clic con il tasto destro del mouse su Tutti i programmi testo (gli utenti di Windows XP dovrebbero fare clic con il tasto destro del mouse su Inizio pulsante stesso):

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Il Aperto opzione si riferisce alla versione "solo tu" del menu Start, mentre il Apri tutti gli utenti l'opzione si riferisce alla versione "tutti gli utenti". Clicca su quello che vuoi organizzare.

Si apre quindi una finestra di Esplora risorse con la versione scelta del menu Start selezionata. Da lì è facile. Fare doppio clic sul programmi cartella e vedrai tutte le tue cartelle e scorciatoie. Ora puoi cancellare / rinominare / spostare fino a quando non lo desideri.

Nota: quando stai riorganizzando il menu Start, potresti volerlo avere Due Le finestre di Explorer si aprono contemporaneamente: una mostra la versione "solo tu" e una che mostra la versione "tutti gli utenti". Puoi trascinare e rilasciare tra le finestre.

Suggerimento # 20. conservare Il tuo menu Start Tidy

Una volta che hai un menu Start perfettamente organizzato, cerca di essere un po 'vigile nel mantenerlo in quel modo. Ogni volta che installi un nuovo software, le icone che vengono create violeranno quasi certamente la tua struttura organizzativa.

Quindi, per mantenere il tuo menu Start incontaminato e organizzato, assicurati di fare quanto segue ogni volta che installi un nuovo software:

  • Controlla se il software è stato installato nell'area "solo tu" del menu Start o nell'area "tutti gli utenti", quindi spostalo nell'area corretta.
  • Rimuovi tutte le icone non necessarie (come l'icona "Leggimi", l'icona "Aiuto" (puoi sempre aprire la guida dal software stesso quando è in esecuzione), l'icona "Disinstalla", il collegamento (i) al sito Web, ecc.)
  • Rinominare le principali icone del software su qualcosa di breve che abbia senso per te. Ad esempio, potresti voler cambiare il nome Microsoft Office Word 2010 semplicemente parola
  • Spostare l'icona (s) nella cartella corretta in base alla struttura organizzativa del menu di avvio

E non dimenticare: quando tu disinstallazione un pezzo di software, la routine di disinstallazione del software non sarà più in grado di rimuovere l'icona del software dal menu Start (perché è stata spostata e / o rinominata), quindi sarà necessario rimuovere tale icona manualmente.

Mancia # 21. Tidy C:

La radice della tua C: unità (C: ) è una discarica comune per file e cartelle, sia dagli utenti del computer che dal software installato sul computer. Può diventare un casino.

Non c'è quasi nessun software in questi giorni che richiede di essere installato C: . Il 99% delle volte in cui può e deve essere installato C: Programmi. E per quanto riguarda i tuoi file, beh, è chiaro che possono (e quasi sempre dovrebbero) essere archiviati da qualche altra parte.

In un mondo ideale, il tuo C: la cartella dovrebbe apparire così (su Windows 7):

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Si noti che ci sono alcuni file e cartelle di sistema in C: che sono solitamente e volutamente "nascosti" (come il file di memoria virtuale di Windows pagefile.sys, il file del caricatore di avvio bootmgr, e il Informazioni sul volume del sistema cartella). Nascondere questi file e cartelle è una buona idea, in quanto hanno bisogno di rimanere dove sono e non sono quasi mai necessari per essere aperti o addirittura visti da te, l'utente. Nasconderli ti impedisce di scherzare accidentalmente con loro e migliora il tuo senso di ordine e benessere quando guardi la tua cartella C: drive.

Mancia # 22. Tidy Your Desktop

Il desktop è probabilmente la parte più abusata di un computer Windows (dal punto di vista dell'organizzazione). Solitamente funge da discarica per tutti i file in arrivo, oltre a contenere icone per le applicazioni più utilizzate, oltre ad alcuni file e cartelle aperti regolarmente. Spesso finisce per diventare un casino incontrollato. Vedi se puoi evitarlo. Ecco perché…

  • Le icone delle applicazioni (Word, Internet Explorer, ecc.) Si trovano spesso sul desktop, ma è improbabile che questo sia il posto ottimale per loro. La barra "Avvio veloce" (o Superbar in Windows 7) è sempre visibile e rappresenta quindi una posizione perfetta per mettere le tue icone. Sarai in grado di vedere solo le icone sul desktop quando tutti i tuoi programmi sono ridotti al minimo. Potrebbe essere il momento di togliere le icone delle applicazioni dal desktop …
  • Potresti aver deciso che la cartella Posta in arrivo / Cosa da fare sul tuo computer (vedi il suggerimento # 13, sopra) dovrebbe essere il tuo desktop. Se è così, allora ha detto abbastanza. Basta essere vigili per eliminarlo e impedire che venga inquinato da file spazzatura (vedere il suggerimento 15, sopra). D'altra parte, se il tuo desktop è non agendo come cartella "Posta in arrivo", quindi non c'è motivo per farlo qualunque file di dati o cartelle su di esso, tranne forse un paio di collegamenti a file e cartelle aperti spesso (progetti in corso o in corso). Tutto il resto dovrebbe essere spostato nella cartella "Posta in arrivo".

In un mondo ideale, potrebbe assomigliare a questo:

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Mancia # 23. Sposta gli oggetti permanenti sul desktop lontano dall'angolo in alto a sinistra

Quando i file / le cartelle vengono trascinati sul desktop in una finestra di Esplora risorse o quando vengono creati collegamenti sul desktop da Internet Explorer, tali icone vengono sempre posizionate nell'angolo in alto a sinistra o il più vicino possibile. Se hai altri file, cartelle o scorciatoie che tieni sul desktop permanentemente, quindi è una buona idea separare queste icone permanenti da quelle transitorie, in modo da poter identificare rapidamente quali sono i transienti. Un modo semplice per farlo è spostare tutte le icone permanenti in lato destro del tuo desktop. Questo dovrebbe tenerli separati dagli elementi in arrivo.

Suggerimento # 24. Sincronizzare

Se hai più di un computer, quasi sicuramente vuoi condividere i file tra loro. Se i computer sono permanentemente collegati alla stessa rete locale, non è necessario memorizzare più copie di un singolo file o cartella: le scorciatoie saranno sufficienti. Tuttavia, se i computer sono non sempre sulla stessa rete, quindi a un certo punto dovrai copiare i file tra di loro. Per i file che devono vivere in modo permanente su entrambi i computer, il modo ideale per farlo è farlo sincronizzare i file, invece di copiarli semplicemente.

Abbiamo solo spazio qui per scrivere un breve riassunto della sincronizzazione, non un articolo completo. In breve, ci sono diversi tipi di sincronizzazione:

  1. Dove i contenuti di una cartella sono accessibili ovunque, ad esempio con Dropbox
  2. Dove il contenuto di un numero qualsiasi di cartelle è accessibile ovunque, ad esempio con Windows Live Mesh
  3. Dove qualunque i file o le cartelle da qualsiasi luogo sul tuo computer sono sincronizzati con esattamente un altro computer, ad esempio con "Briefcase" di Windows, Microsoft SyncToy o (molto più potente, ma ancora gratuito) SyncBack di 2BrightSparks. Funziona solo quando entrambi i computer si trovano sulla stessa rete locale, almeno temporaneamente.

Un grande vantaggio delle soluzioni di sincronizzazione è che una volta configurato come preferisci, il processo di sincronizzazione avviene automaticamente, ogni volta. Fai clic su un pulsante (o pianifica che avvenga automaticamente) e tutti i tuoi file vengono automaticamente posizionati dove dovrebbero essere.

Se si mantiene la stessa struttura di file e cartelle su entrambi i computer, è possibile anche sincronizzare i file in base alla posizione corretta di altro file, come scorciatoie, playlist e documenti dell'ufficio a cui si collegano altro documenti d'ufficio, e i file sincronizzati funzionano ancora sull'altro computer!

Suggerimento # 25. Nascondi i file che non hai mai bisogno di vedere

Se hai i tuoi file ben organizzati, sarai spesso in grado di dire se un file è fuori posto semplicemente dando uno sguardo al contenuto di una cartella (per esempio, dovrebbe essere abbastanza ovvio se si guarda in una cartella che contiene tutte le MP3 da un CD musicale e vedere un documento Word in là). Questa è una buona cosa: ti permette di determinare se ci sono file fuori posto con una rapida occhiata. Eppure a volte ci sono file in una cartella sembrare fuori luogo, ma in realtà devono essere lì, come i "JPEG di cartella grafica" nelle cartelle musicali e vari file nella directory principale dell'unità C:. Se questi file non devono mai essere aperti da te, allora una buona idea è semplicemente nasconderli. Quindi, la prossima volta che guardi la cartella, non dovrai ricordare se quel file doveva essere lì o no, perché non lo vedrai affatto!

Per nascondere un file, fai semplicemente clic con il tasto destro su di esso e scegli Proprietà:

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Quindi semplicemente spuntare il Nascosto casella di spunta:

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Mancia # 26. Mantieni ogni file di installazione

In questi giorni la maggior parte del software viene scaricato da Internet. Ogni volta che si scarica un software, tienilo. Non saprai mai quando è necessario reinstallare il software.

Inoltre, tieni con sé una scorciatoia Internet che rimanda al sito web in cui l'hai originariamente scaricato, nel caso avessi bisogno di verificare la presenza di aggiornamenti.

Vedere il suggerimento n. 33 sotto per una descrizione completa dell'eccellenza dell'organizzazione dei file di installazione.

Suggerimento # 27. Prova a ridurre a icona il numero di cartelle che contengono sia file che sottocartelle

Alcune delle cartelle nella struttura organizzativa conterranno solo file. Altri conterranno solo sottocartelle. E avrai anche alcune cartelle che contengono entrambi i file e sottocartelle. Noterai piccoli miglioramenti nel tempo necessario per individuare un file se cerchi di evitare questo terzo tipo di cartella. Ovviamente non è sempre possibile - lo avrai sempre alcuni di queste cartelle, ma vedi se puoi evitarlo.

Un modo per farlo è quello di prendere tutti i file rimasti che non sono stati memorizzati in una sottocartella e creare una cartella speciale "Varie" o "Altro" per loro.

Mancia # 28. Avviare un nome file con un trattino basso lo porta in cima a un elenco

Oltre al suggerimento precedente, se la cartella "Varie" o "Altro" viene denominata in modo tale che il suo nome inizi con un trattino di sottolineatura "_", apparirà in cima all'elenco di file / cartelle.

Lo screenshot qui sotto è un esempio di questo. Ogni cartella nell'elenco contiene un set di foto digitali. La cartella in cima alla lista, _Misc, contiene foto casuali che non meritano la propria cartella dedicata:

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Mancia # 29. Ripulisci i CD-ROM e i dischi floppy (con il brivido!)

Hai una pila di CD-ROM impilati su uno scaffale del tuo ufficio? Vecchie foto o file archiviati su CD-ROM (o peggio ancora, floppy disk!) Perché non si aveva abbastanza spazio sul disco in quel momento? Nel frattempo hai aggiornato il tuo computer e ora hai 500 gigabyte di spazio con cui non sai cosa fare? Se è così, non è ora che hai riordinato quella pila di dischi e li hai archiviati nella tua splendida nuova struttura di cartelle?

Allora, cosa stai aspettando? Mordete il proiettile, copiateli tutti sul vostro computer, archiviateli nelle loro cartelle appropriate, e poi indietro tutto su un nuovo disco rigido esterno da 1000 Gig ecologico!

Cartelle utili da creare

Questa prossima sezione suggerisce alcune utili cartelle che potresti voler creare all'interno della struttura delle tue cartelle. Li ho trovati personalmente indispensabili.

I primi tre sono tutti convenienza - cartelle a portata di mano per creare e poi mettere da qualche parte che è sempre possibile accedere immediatamente. Per ognuno, non è così importante dove si trova la cartella attuale, ma lo è molto importante dove metti il scorciatoia (s) alla cartella. Potresti voler individuare le scorciatoie:

  • Sul tuo desktop
  • Nell'area "Avvio veloce" (o appuntato sul tuo Windows 7 Superbar)
  • Nell'area "Collegamenti preferiti" di Windows Explorer

Suggerimento # 30. Crea una cartella "Posta in arrivo" ("Da fare")

Questo è già stato menzionato in profondità (vedi suggerimento n. 13), ma abbiamo voluto ribadire la sua importanza qui. Questa cartella contiene tutti i file creati, ricevuti o scaricati di recente che non hai ancora avuto la possibilità di archiviare correttamente, e potrebbe anche contenere file che devi ancora elaborare. In effetti, diventa una sorta di "lista delle cose da fare". Non deve essere chiamato "Posta in arrivo": puoi chiamarlo come vuoi.

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Suggerimento # 31. Crea una cartella in cui vengono raccolti i tuoi progetti correnti

Piuttosto che andare a cercarli per tutto il tempo, o scaricarli tutti sul desktop, crea una cartella speciale in cui inserisci link (o cartelle di lavoro) per ciascuno dei progetti su cui stai attualmente lavorando.

È possibile individuare questa cartella nella cartella "Posta in arrivo", sul desktop o in qualsiasi luogo, purché ci sia un modo per raggiungerla rapidamente, ad esempio inserendo un collegamento in tale area nell'area "Collegamenti preferiti" di Esplora risorse:

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Mancia # 32. Creare una cartella per file e cartelle che si apre regolarmente

Avrai sempre alcuni file che apri regolarmente, che si tratti di un foglio di lavoro dei tuoi account correnti o di una playlist preferita. Questi non sono necessariamente "progetti correnti", piuttosto sono semplicemente file che trovi sempre aperti. In genere tali file si trovano sul desktop (o anche meglio, scorciatoie a quei file). Perché non raccogliere tutte queste scorciatoie e inserirle nella loro cartella speciale?

Come con la cartella "Progetti correnti" (sopra), vorrai localizzare quella cartella in qualche modo conveniente. Di seguito è riportato un esempio di una cartella denominata "Collegamenti rapidi", con circa sette file (scorciatoie) al suo interno, accessibile tramite la barra di avvio rapido di Windows:

Vedere il suggerimento n. 37 sotto per una spiegazione completa della potenza della barra di avvio veloce.
Vedere il suggerimento n. 37 sotto per una spiegazione completa della potenza della barra di avvio veloce.

Mancia # 33. Creare una cartella "Impostazioni"

Un tipico computer ha dozzine di applicazioni installate su di esso. Per ogni pezzo di software, ci sono spesso molte informazioni diverse di cui hai bisogno per tenere traccia di, tra cui:

  • I file di installazione di installazione originali. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da un semplice file setup.exe 100Kb scaricato da un sito Web, fino a un file ISO da 4Gig che è stato copiato da un DVD-ROM acquistato.
  • La home page del produttore del software (nel caso in cui sia necessario cercare qualcosa nelle loro pagine di supporto, nel loro forum o nella loro guida online)
  • La pagina che contiene il link per il download del file attuale (nel caso in cui sia necessario riscaricarlo o scaricare una versione aggiornata)
  • Il numero di serie
  • La documentazione della prova d'acquisto
  • Eventuali altri file modello, plug-in, temi, ecc. Che devono essere installati

Per ogni pezzo di software, è una buona idea riunire tutti questi file insieme e inserirli in un'unica cartella. La cartella può essere il nome del software (oltre a una descrizione molto breve di cosa è - nel caso in cui non si ricordi quale sia il software basato nel suo nome). Quindi riunirai tutte queste cartelle in un'unica posizione e le chiamerai qualcosa come "Software" o "Impostazioni".

Se ne hai abbastanza di queste cartelle (ne ho diverse centinaia, essendo un disadattato, raccolte in 20 anni), allora potresti volerle ulteriormente categorizzare. La mia struttura di categorizzazione è basata su "piattaforma" (sistema operativo):

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Le ultime sette cartelle rappresentano ciascuna una piattaforma / sistema operativo, mentre _Sistemi operativi contiene i file di installazione per l'installazione dei sistemi operativi stessi. _Hardware contiene ROM per l'hardware che possiedo, come i router.

All'interno del finestre cartella (sopra), puoi vedere gli inizi della vasta libreria di software che ho compilato nel corso degli anni:

Un esempio di una tipica cartella dell'applicazione è simile a questo:
Un esempio di una tipica cartella dell'applicazione è simile a questo:
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Suggerimento # 34. Avere una cartella "Impostazioni"

Sappiamo tutti che i nostri documenti sono importanti. Così sono le nostre foto e file musicali. Salviamo tutti questi file in cartelle, quindi li localizziamo in seguito e facciamo doppio clic su di essi per aprirli. Ma ci sono molti file importanti per noi che non possono essere salvati in cartelle, quindi cercati e fatto doppio clic in seguito. Questi file contengono sicuramente informazioni importanti di cui abbiamo bisogno, ma sono spesso creati internamente da un'applicazione e salvati ovunque sia ritenuta appropriata l'applicazione.

Un buon esempio di questo è il file "PST" che Outlook crea per noi e utilizza per memorizzare tutte le nostre e-mail, contatti, appuntamenti e così via. Un altro esempio potrebbe essere la raccolta di segnalibri che Firefox memorizza per tuo conto.

E ancora un altro esempio sarebbero le impostazioni personalizzate e i file di configurazione di tutti i nostri software. Certo, la maggior parte dei programmi Windows memorizza la loro configurazione nel registro, ma ci sono ancora molti programmi che usano i file di configurazione per memorizzare le loro impostazioni.

Immagina se hai perso tutti i file di cui sopra! Eppure, quando le persone eseguono il backup dei loro computer, in genere eseguono solo il backup dei file che conoscono - quelli che sono memorizzati nella cartella "Documenti", ecc. Se hanno avuto un errore del disco rigido o il loro computer è stato perso o rubato, i loro file di backup non includevano alcuni dei file più importanti che possedevano. Inoltre, quando si esegue la migrazione su un nuovo computer, è fondamentale assicurarsi che questi file facciano il viaggio.

Può essere un'idea molto utile creare una cartella per archiviare tutte le "impostazioni": file importanti per te ma che non vengono mai effettivamente ricercati per nome e fai doppio clic per aprirli. Altrimenti, la prossima volta che andrai a configurare un nuovo computer nel modo che preferisci, dovrai trascorrere ore a ricreare la configurazione del tuo computer precedente!

Quindi come possiamo ottenere i nostri file importanti in questa cartella? Bene, abbiamo alcune opzioni:

  • Alcuni programmi (come Outlook e i suoi file PST) ti permettono di posizionare questi file dove vuoi. Se approfondisci le opzioni del programma, troverai un'impostazione da qualche parte che controlla la posizione dei file delle impostazioni importanti (o "archiviazione personale" - PST - quando si tratta di Outlook)
  • Alcuni programmi non consentono di modificare tali posizioni in modo semplice, ma se si accede al registro, a volte è possibile trovare una chiave del Registro di sistema che fa riferimento alla posizione dei file. Basta spostare il file nella cartella Impostazioni e regolare la chiave di registro per fare riferimento alla nuova posizione.
  • Alcuni programmi rifiutano ostinatamente di permettere che i loro file delle impostazioni vengano posizionati in un luogo diverso da quello in cui sono stabiliti. Di fronte a programmi come questi, hai tre possibilità: (1) Puoi ignorare quei file, (2) Puoi copia i file nella cartella Impostazioni (diciamocelo - le impostazioni non cambiano molto spesso), o (3) puoi usare il software di sincronizzazione, come la cartella Windows, per fare copie sincronizzate di tutti i tuoi file nella cartella Impostazioni. Tutto quello che devi fare è ricordarti di eseguire periodicamente il tuo software di sincronizzazione (forse appena prima di eseguire il tuo software di backup!).

Ci sono altre cose che potresti decidere di localizzare all'interno di questa nuova cartella "Impostazioni":

  • Esportazioni di chiavi di registro (dalle numerose applicazioni che memorizzano le loro configurazioni nel Registro di sistema). Questo è utile per scopi di backup o per la migrazione a un nuovo computer
  • Note che hai fatto su tutte le personalizzazioni specifiche che hai fatto ad un particolare software (in modo che tu sappia come rifare tutto da capo Il prossimo computer)
  • Scorciatoie per pagine Web che descrivono dettagliatamente come modificare alcuni aspetti del sistema operativo o delle applicazioni in modo che siano come preferisci (ad esempio come rimuovere le parole "Collegamento a" dall'inizio delle scorciatoie appena create). In altre parole, vorresti creare scorciatoie a metà delle pagine sul sito web How-To Geek!

Ecco un esempio di una cartella "Impostazioni":

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Funzionalità di Windows che aiutano con l'organizzazione

Questa sezione descrive in dettaglio alcune delle funzionalità di Microsoft Windows che sono un vantaggio per chiunque desideri rimanere organizzato in modo ottimale.

Mancia # 35. Utilizzare l'area "Collegamenti preferiti" per accedere alle cartelle utilizzate da Oft

Una volta creato il tuo fantastico nuovo sistema di archiviazione, individua le cartelle a cui accedi più regolarmente o che fungono da ottimi punti di partenza per localizzare il resto dei file nella struttura delle cartelle, quindi inserisci i link in tali cartelle nella sezione "Preferiti". Link "area del lato sinistro della finestra di Windows Explorer (chiamata semplicemente" Preferiti "in Windows 7):

Alcune idee per le cartelle che potresti voler aggiungere sono:
Alcune idee per le cartelle che potresti voler aggiungere sono:
  • La tua cartella "Posta in arrivo" (o qualsiasi altra cosa tu abbia chiamato) - maggior parte importante!
  • La base della struttura di archiviazione (ad es. C: )
  • Una cartella contenente collegamenti a cartelle a cui si accede spesso su altri computer in rete (mostrati sopra come Cartelle di rete)
  • Una cartella che contiene scorciatoie per i tuoi progetti attuali (a meno che quella cartella sia nella cartella "Posta in arrivo")

Ottenere cartelle in quest'area è molto semplice: basta individuare la cartella che ti interessa e trascinarla lì!

Suggerimento # 36. Personalizza la barra dei luoghi nel file / Apri e File / Salva caselle

Considera lo screenshot qui sotto:

Le icone evidenziate (collettivamente denominate "Barra dei luoghi") possono essere personalizzate per fare riferimento a qualsiasi posizione di cartella desiderata, consentendo l'accesso immediato a qualsiasi parte della struttura organizzativa.
Le icone evidenziate (collettivamente denominate "Barra dei luoghi") possono essere personalizzate per fare riferimento a qualsiasi posizione di cartella desiderata, consentendo l'accesso immediato a qualsiasi parte della struttura organizzativa.

Nota: questi File / Apri e File / Salva le scatole sono state sostituite dalle nuove versioni che utilizzano i "collegamenti preferiti" di Windows Vista / Windows 7, ma le versioni precedenti (mostrate sopra) sono ancora utilizzate da un numero sorprendentemente elevato di applicazioni.

Il modo più semplice per personalizzare queste icone è utilizzare l'Editor criteri di gruppo, ma non tutti hanno accesso a questo programma. Se lo fai, aprilo e vai a:

Configurazione utente> Modelli amministrativi> Componenti di Windows> Esplora risorse> Finestra di dialogo Apri file comune

Se non si ha accesso all'Editor criteri di gruppo, è necessario accedere al registro. Navigare verso:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Placesbar

Dovrebbe quindi essere facile apportare le modifiche desiderate. Disconnettersi e riconnettersi per consentire l'applicazione delle modifiche.

Mancia # 37. Utilizzare la barra di avvio veloce come applicazione e file di avvio

Quella barra di avvio veloce (a destra del pulsante Start) è molto più utile di quella che gli attribuisce il merito. La maggior parte delle persone ha semplicemente una mezza dozzina di icone e la usa per avviare solo quei programmi. Ma in realtà può essere utilizzato per accedere istantaneamente a qualsiasi cosa nel tuo sistema di archiviazione:

Per istruzioni complete su come impostarlo, visita il nostro articolo dedicato su questo argomento.
Per istruzioni complete su come impostarlo, visita il nostro articolo dedicato su questo argomento.

Suggerimento # 38. Metti un collegamento a Windows Explorer nella barra di avvio veloce

Questo è necessario solo in Windows Vista e Windows XP. I brow di Microsoft sono finalmente diventati saggi e l'hanno aggiunto a Windows 7 Superbar per impostazione predefinita.

Windows Explorer - il programma utilizzato per la gestione di file e cartelle - è uno dei programmi più utili in Windows. Chiunque si consideri seriamente interessato all'organizzazione ha bisogno di accedere immediatamente a questo programma in qualsiasi momento. Un ottimo posto per creare un collegamento a questo programma è nella barra "Avvio rapido" di Windows XP e Windows Vista:

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Per ottenerlo, individualo nel menu Start (di solito in "Accessori") e poi trascinalo a destra nella barra di avvio veloce (e crea un copia).

Suggerimento # 39. Personalizza la cartella iniziale per l'icona Superbar di Windows 7 Explorer

Se utilizzi Windows 7, il tuo Superbar includerà un'icona di Esplora risorse. Cliccando sull'icona si avvierà Windows Explorer (ovviamente) e si avvierà nella cartella "Librerie". Le librerie possono essere utili come punto di partenza, ma se ti sei creato una cartella "Posta in arrivo", probabilmente avrebbe più senso iniziare in questa cartella ogni volta che avvierai Windows Explorer.

Per modificare questa posizione predefinita / iniziale della cartella, fai prima clic con il pulsante destro del mouse sull'icona Explorer in Superbar, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse Proprietà:

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Quindi, in Bersaglio campo del Proprietà di Esplora risorse casella visualizzata, digitare % Windir% explorer.exe seguito dal percorso della cartella in cui si desidera iniziare. Ad esempio:

% windir% explorer.exe C: Files

Se quella cartella si trovava sul desktop (e chiamava, ad esempio, "Posta in arrivo"), allora dovresti usare la seguente intelligenza:

% windir% explorer.exe shell: desktop Inbox

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Quindi fare clic ok e provalo

Suggerimento # 40. Ummmmm ….

No, è così. Non riesco a pensare a un altro. Ecco tutti i suggerimenti che riesco a trovare. L'ho creato solo perché 40 è un numero tondo così bello …

Case Study: un PC organizzato

Per completare l'articolo, ho incluso alcuni screenshot del mio computer (principale) (con Vista). L'obiettivo qui è duplice:

  1. Per darti un'idea di come appare quando i suggerimenti sopra, a volte astratti, vengono applicati a un computer reale, e
  2. Per offrire alcune idee su cartelle e struttura che potresti voler rubare per usare sul tuo PC.

Iniziamo con C: guidare se stesso. Molto minimale Tutti i miei file sono contenuti all'interno C: . Confinerò il resto del case study in questa cartella:

Quella cartella contiene quanto segue:
Quella cartella contiene quanto segue:
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  • marchio: I miei file personali
  • VC: I miei affari (Virtual Creations, Australia)
  • Altri contiene file creati da amici e familiari
  • Dati contiene file dal resto del mondo (possono essere considerati come file "pubblici", solitamente scaricati dalla rete)
  • impostazioni è descritto sopra nella punta # 34

Il Dati cartella contiene le seguenti sottocartelle:

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  • Audio: Riproduzioni radio, audiolibri, podcast, ecc
  • Sviluppo: Risorse per programmatore e sviluppatore, codice sorgente di esempio, ecc. (Vedi sotto)
  • Umorismo: Barzellette, divertenti (quelle e-mail che tutti noi riceviamo)
  • Film: Film scaricati e strappati (tutti legali, ovviamente!), I loro script, copertine di DVD, ecc.
  • Musica: (vedi sotto)
  • impostazioni: File di installazione per il software (spiegato per intero nel suggerimento n. 33)
  • Sistema: (vedi sotto)
  • tv: Spettacoli TV scaricati
  • scritti: Libri, manuali di istruzioni, ecc. (Vedi sotto)

Il Musica cartella contiene le seguenti sottocartelle:

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  • Copertine degli album: Scansioni JPEG
  • Schede di chitarra: File di testo di spartiti per chitarra
  • elenchi: per esempio. "Le migliori 1000 canzoni di tutti i tempi"
  • Testi: File di testo
  • MIDI: File musicali elettronici
  • MP3 (che rappresenta il 99% del Musica cartella): MP3, estratti da CD o scaricati, ordinati per nome artista / album
  • Video musicale: Filmati
  • Spartito: solitamente PDF

Il Data Scritti cartella contiene le seguenti sottocartelle:

(tutto abbastanza auto-esplicativo)
(tutto abbastanza auto-esplicativo)

Il Data Sviluppo cartella contiene le seguenti sottocartelle:

Ancora una volta, tutto abbastanza auto-esplicativo (se sei un geek)
Ancora una volta, tutto abbastanza auto-esplicativo (se sei un geek)

Il Dati System cartella contiene le seguenti sottocartelle:

Questi sono solitamente temi, plug-in e altre risorse specifiche del programma scaricabile.
Questi sono solitamente temi, plug-in e altre risorse specifiche del programma scaricabile.

Il marchio cartella contiene le seguenti sottocartelle:

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  • Da altri: Di solito lettere che altre persone (amici, familiari, ecc.) Mi hanno scritto
  • Per gli altri: Lettere e altre cose che ho creato per altre persone
  • Libro verde: Non sono affari tuoi
  • playlist: File M3U che ho compilato delle mie canzoni preferite (più un file di playlist M3U per ogni album che possiedo)
  • scrittura: Fiction, filosofia e altre mie riflessioni
  • Mark Docs: Collegamento a C: Users Mark
  • impostazioni: Collegamento a C: Impostazioni Mark

Il Altri cartella contiene le seguenti sottocartelle:

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Il VC La cartella (Creazione virtuale, la mia azienda - sviluppo siti Web) contiene le seguenti sottocartelle:

E ancora, tutti questi sono abbastanza auto-esplicativi.
E ancora, tutti questi sono abbastanza auto-esplicativi.

Conclusione

Questi suggerimenti mi hanno salvato la sanità mentale e mi hanno aiutato a mantenermi un geek produttivo, ma tu? Quali consigli e trucchi devi tenere organizzati i tuoi file? Per favore, condividili con noi nei commenti. Dai, non essere timido …

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