Un sacco di persone chiedono come programmare un'e-mail per una certa data e per una buona ragione. Come speriamo che i nostri colleghi fissino date e orari per le riunioni sul loro calendario di Outlook e impostino un promemoria, c'è sempre qualcuno che convenientemente "Non ho ricevuto l'e-mail". Oggi esamineremo un paio di funzionalità facili da implementare in Outlook 2007 per garantire che abbiano ricevuto l'e-mail e persino che la leggano.
La prima cosa che puoi fare per assicurarti che una e-mail sia stata consegnata e letta è Richiedere una consegna e una ricevuta di lettura. Con il messaggio che stai componendo aperto, fai clic su Opzioni scheda e nel puntamento sezione posizionare un segno di spunta accanto a entrambi Richiedi una consegna e una ricevuta di richiesta. In questo modo puoi tenere traccia di quando è stato consegnato il messaggio e quando è stato aperto.
Solo perché ricevi una ricevuta che la persona ha letto l'email, assicurati che le impostazioni non siano impostate Invia sempre una risposta quando viene richiesta una ricevuta di lettura. Per verificare questa impostazione vai a Strumenti Opzioni Preferenze Opzioni email poi il Opzioni di monitoraggio scheda.
Ora nella casella Opzioni di monitoraggio assicurati "Invia sempre una risposta" o "Non inviare mai una risposta". Ovviamente potresti voler parlare di questo con il destinatario o il tuo dipartimento IT.
Per ancora più certezza conoscono l'appuntamento clicca sulla scheda vicino all'angolo in basso a sinistra del puntamento sezione per arrivare Opzioni del messaggio. Qui possiamo fare alcune cose, una delle quali è molto utile e cioè ritardare la consegna dei messaggi per una data futura. Sotto Opzioni di consegna dai un'occhiata "Non consegnare prima" e selezionare la data e l'ora per inviare un messaggio di promemoria. Un aspetto a parte è con gli account POP3, è necessario mantenere l'applicazione di Outlook aperta fino al momento per il messaggio da inviare.
Inoltre, è possibile impostare l'importanza su alto e aggiungere un paio di account e-mail in più per le risposte da inviare a … hey non si sa mai.
Tieni presente che quando pianifichi l'invio di una e-mail in una data futura essa rimarrà nella tua In uscita fino a quando è tempo di essere inviato.
Con queste semplici opzioni e Condivisione di un calendario dovrebbe esserci una comunicazione perfetta su Rapporti TPS. Ovviamente, se si arriva a questo, puoi sempre inviare facilmente il messaggio.
