E mentre si è tentati di pensare a cartelle di ricerca personalizzate come una ricerca salvata, in realtà sono più interessanti di così. Dal momento che vengono aggiornati automaticamente, in realtà funzionano più come cartelle virtuali, simili alla funzione Etichette in Gmail, tranne che più potenti. Vuoi una cartella che mostri solo i messaggi non letti da una certa persona e che abbiano uno o più allegati? Nessun problema.
Diamo un'occhiata a come impostarli.
Creare una cartella di ricerca predefinita in Outlook
Outlook ha già un numero di cartelle di ricerca predefinite che è possibile utilizzare. Non è possibile personalizzare ulteriormente nessuno di questi, ma vale la pena dare un'occhiata in primo luogo nel caso in cui coprono le vostre esigenze.
Per iniziare, troverai le cartelle di ricerca in fondo all'elenco delle cartelle nel file di dati di Outlook sul lato sinistro della finestra. Ogni file di dati ha la propria cartella di ricerca, quindi se usi Outlook per controllare più di un account, puoi impostare cartelle di ricerca diverse per ognuna.
Qui, stiamo creando una nuova cartella di ricerca che mostra la posta non letta. È una cartella di ricerca super comoda da avere perché mostra tutta la tua posta non letta, indipendentemente dalla cartella in cui è memorizzata. Fai semplicemente clic sulla cartella di ricerca che desideri creare, quindi premi il pulsante "OK".
Abbastanza semplice, vero? Ora, diamo un'occhiata alla creazione di cartelle di ricerca personalizzate, che sono molto più potenti.
Creare una cartella di ricerca personalizzata in Outlook
Le cartelle di ricerca personalizzate ti consentono di definire criteri aggiuntivi che le cartelle di ricerca predefinite non includono: puoi praticamente cercare tra i campi contenuti in un messaggio di Outlook. Ancora più importante, è possibile creare una cartella di ricerca personalizzata che utilizza più criteri per selezionare i messaggi. Ad esempio, potresti avere un solo messaggio di visualizzazione da determinate persone e che hanno parole specifiche nella riga dell'oggetto.
Per creare una cartella di ricerca, passare alla scheda "Cartella" sulla barra multifunzione e quindi fare clic sul pulsante "Nuova cartella di ricerca".
La scheda "Messaggi" contiene i criteri di base che consentono di cercare parole specifiche nell'oggetto o nel corpo del messaggio, mittenti e destinatari. Puoi anche limitare la ricerca ai messaggi in cui sei l'unica persona sulla linea "A" o sulla linea "A" o "Cc" con altre persone.
E puoi anche specificare un intervallo di tempo per i messaggi in base a quando sono stati ricevuti, inviati, modificati e così via. Ad esempio, potresti mostrare solo i messaggi ricevuti negli ultimi sette giorni.
Per impostazione predefinita, la ricerca personalizzata creata verrà estratta da tutte le cartelle nel file di dati di Outlook. Se vuoi limitarlo a determinate cartelle, fai clic sul pulsante "Sfoglia".
- Messaggi da e verso il tuo capo
- Messaggi con flag di followup non risolti per categoria (ad esempio, puoi cercare solo gli articoli non risolti nella categoria personale)
- Messaggi con grande importanza
- Messaggi da e verso un client (puoi persino utilizzare il loro dominio completo nella casella di ricerca e scegliere di cercare in tutti i campi)
- Messaggi con allegati e di dimensioni superiori (ideali per eliminare allegati di grandi dimensioni e ridurre le dimensioni del file di dati)
E questo graffia la superficie. Quindi, quali tipi di cartelle di ricerca crei? Fateci sapere nei commenti!
