Neanche lo spam. Lo spam esiste ancora, un fastidioso fatto della vita, ma ci sono modi per affrontarlo. È la cotta di altre e-mail che riceviamo - aggiornamenti su software, inviti a eventi, mailing list a cui ci siamo iscritti ma non ci ricordiamo mai di cancellarci - tutto ciò richiede un modo per organizzare, ordinare e archiviare i messaggi al loro posto appropriato, che si tratti di una cartella designata o del cestino.
Abbiamo parlato molto di Outlook, incluse le nozioni di base relative alla posta elettronica come la composizione e l'invio, i modi per aggiungere e ricevere allegati, nonché l'importazione di contatti e la gestione delle rubriche. Vogliamo rivolgere la nostra attenzione ora al quadro più ampio, concentrandoci sulla gestione della posta in arrivo.
Padronanza della posta in arrivo di Outlook
Outlook ha una vasta gamma di funzioni integrate per aiutarti a filtrare la tua posta nelle sue giuste posizioni. Per iniziare, se fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio o su un mouse fino alla barra multifunzione, noterai che c'è una funzione chiamata Quick Steps.
La prima cosa che farai è selezionare il Quick Step che vuoi creare. Facciamo un semplice esempio per illustrare il nostro punto.
In questo Quick Step, selezioniamo un messaggio che consideriamo miscellaneo e facciamo clic sul Quick Step, che sposta il messaggio nella cartella Misc e contrassegna il messaggio come letto.
Ad esempio, in questa schermata è possibile rimuovere il passaggio in cui i messaggi sono contrassegnati come Lettura, quindi tutto viene spostato nella cartella Varie ma il suo stato rimane invariato.
Le regole di base delle regole
Come accennato, i Quick Steps sono qualcosa su cui agisci mentre le Regole funzionano automaticamente, dietro le quinte, secondo i criteri che specifichi. Quando fai clic sul pulsante "Regole", dovresti scegliere "Crea regola …" dall'elenco a discesa.
Le condizioni primarie per la creazione di regole sono piuttosto semplici e potresti non avere nemmeno bisogno di approfondire le opzioni avanzate, quindi andiamo avanti ed esaminiamo alcuni dei loro aspetti più semplici.
Nell'immagine seguente, è possibile rintracciare la posta da determinati mittenti o in base all'argomento oa chi è stata inviata. Da lì, puoi fare in modo che Outlook ti avvisi visivamente e / o con un suono. Puoi anche spostare il messaggio in una cartella specifica, che a differenza dell'utilizzo di Quick Step, potrebbe accadere senza il tuo contributo.
Se fai clic sul pulsante "Crea regola", verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo della procedura guidata.
Nella schermata successiva, scegliamo l'opzione "sposta in una cartella specificata" e poi in basso facciamo clic sul link sottolineato "spostiamolo nella cartella specificata". Poi vengono mostrate le opzioni che ci permetteranno di indirizzare la posta a qualunque cartella che scegliamo, che in questo caso è "Misc."
Se vuoi saperne di più sullo spostamento automatico dei messaggi in una cartella specifica, ti consigliamo di consultare questo articolo.
Eliminazione e ignorazione dei messaggi e-mail
Riceverai un sacco di e-mail che non vuoi o di cui hai bisogno, sia che si tratti di un genitore esuberante o di spam, mantenendo la tua casella di posta addomesticata e ben curata sarà una grande sfida se non lo fai sapere come usare gli strumenti a tua disposizione.
Come puoi vedere in primo piano sulla barra multifunzione, c'è una sezione interamente dedicata alla cancellazione delle cose, il più importante è il grande pulsante "Elimina" e la sua X gigante. Puoi anche semplicemente selezionare un messaggio o un gruppo di messaggi e fare clic su quel pulsante o semplicemente tocca "Elimina" sulla tastiera.
L'altra opzione degna di nota è la funzione Pulizia. Facendo clic sul pulsante "Pulisci" verrà attivato un menu a discesa con le seguenti opzioni
Spam, Spam Go Away !!
Lo spam non ha lo stesso tipo di titoli che un tempo facevano, perché per la maggior parte, i moderni filtri antispam fanno un ottimo lavoro per estirpare tutto. Se usi Gmail o altri servizi di webmail, probabilmente non ne vedi molti, il che non vuol dire che non ci sia, soprattutto se commetti lo sfortunato errore di consentire a un'azienda di condividere il tuo indirizzo con i loro partner di marketing, oppure fai clic sulla casella sbagliata e ti iscrivi per errore in una lista di distribuzione.
Il punto è che lo spam continua a succedere, ma Outlook ti dà i modi per spera di mantenerlo ampiamente sotto controllo con i filtri junk. Quando si riceve un messaggio chiaramente indesiderato o spam, è possibile selezionare tale messaggio, quindi fare clic sul pulsante "Posta indesiderata" per un elenco a discesa di opzioni. Per i messaggi indesiderati, scegli "Blocca mittente", ma per tutto il resto, ti consigliamo di regolare le opzioni di posta indesiderata.
Mantenere la tua casella di posta snella e cattiva richiede dedizione e attenzione ai dettagli. Ad essere onesti, alcune regole ben progettate possono compensare un sacco di lavoro, ma ci saranno sempre nuove sfide. Ricorda questi strumenti - Passaggi rapidi, Regole, Ignora e Filtri indesiderati - e sarai sulla buona strada per domare il tuo indirizzo e-mail.
Sentiamo ora da te. Parlaci dei tuoi passaggi e regole preferiti preferiti o di come gestisci lo spam. Il nostro forum di discussione è aperto, quindi prestaci i tuoi commenti e domande.
