In un recente articolo, abbiamo discusso su come iniziare a utilizzare Outlook, e oggi vogliamo estenderlo per includere il lavoro con i contatti. I tuoi contatti saranno al centro della tua esperienza di Outlook, quelli con cui corri e come usi l'applicazione.
Come ci si potrebbe aspettare, si può fare molta gestione dei contatti con Outlook e avere una rubrica di indirizzi prima di iniziare ad usarla ha molto senso.
Creazione di una rubrica
Per iniziare a gestire i tuoi contatti, la prima cosa che vuoi fare è aprire la modalità Persone in modo da poter andare al lavoro. Ci sono diversi modi per aggiungere i contatti alla tua rubrica. All'inizio, è probabile che tu importi la tua rubrica da un'altra fonte come la tua webmail o altro programma di posta elettronica.
Nota, per ogni account e-mail che hai, avrai una rubrica. In questa particolare situazione, abbiamo una rubrica locale per il nostro file di dati Outlook locale, e ne abbiamo un'altra associata al nostro account di posta elettronica.
In ogni caso, esaminiamo le nozioni di base in modo che se non si dispone di una rubrica da importare, è possibile iniziare ad aggiungere i contatti manualmente. Nello screenshot seguente vediamo una porzione della nostra nuova rubrica, che per ora è completamente vuota.
In questo caso, scegliamo quest'ultimo per risparmiare tempo durante la digitazione, dopo di che faremo clic su "Salva e chiudi" per rivelare le nostre nuove voci della rubrica.
Se utilizzi un servizio webmail o un altro, i tuoi contatti sono probabilmente lì e dovranno essere importati in Outlook. Se si desidera inserire ciascun contatto uno per uno, si è sicuramente invitati a farlo, ma si consiglia di importare l'elenco dei contatti principali, che sia di Thunderbird o Gmail o un altro servizio di posta elettronica.
Importazione ed esportazione dei record dei contatti
Indipendentemente dal fatto che utilizzi Gmail o Yahoo Mail !, o che tu abbia un account e-mail del 1997 mantenuto e mantenuto con cura, contatti e tutto, inevitabilmente potresti aver bisogno di mettere i contatti nei tuoi contatti di Outlook in massa.
Per fare ciò, è possibile esportare i contatti da un'altra fonte e quindi importarli in Outlook. Normalmente questo si ottiene facilmente semplicemente accedendo alle impostazioni o alle opzioni dal tuo account di posta elettronica o dal client e quindi scegliendo l'opzione di esportazione dei contatti.
vCard? Cos'è una vCard?
Potresti aver sentito vCard (Virtual Card File o.VCF), forse ne hai persino ricevuto uno o usarne uno. vCard, sono un formato di biglietto da visita elettronico standard che è possibile scambiare con altri, ad esempio tramite una firma o un allegato di posta elettronica.
Indipendentemente da ciò, ci sono diversi modi in cui puoi gestire le vCard in Outlook. Lo scenario più probabile è dove potrebbe essere necessario importare un contatto o esportarlo in una vCard. How-To Geek ha una descrizione completa di questo processo, che ti renderà rapidamente conto.
A volte, potresti avere molte vCard memorizzate in un singolo file vCard. Se si tenta di convertire questo file, tuttavia, verrà importata solo la prima vCard nel file. Per superare questa limitazione, è necessario prima convertire in un file.CSV e quindi importarlo in Outlook. Ti consigliamo di leggere questo articolo per una descrizione completa di quel processo.
Infine, puoi esportare tutti i tuoi contatti su singole vCard o una singola vCard master, come descritto nel paragrafo precedente. Ancora una volta, abbiamo un piccolo tutorial su come fare questo, quindi con quello dovresti essere alla velocità su come ottenere vCard dentro e fuori da Outlook con relativa facilità.
Creare e gestire gruppi di contatti
Discutiamo ora dei gruppi, poiché essere in grado di buttar via rapidamente un messaggio in un gruppo selezionato di anime assicura che non dimentichi di includere qualcuno e ti evita di digitare ogni nome nel campo A:.
Per impostare un gruppo di contatti, fare clic su "Nuovo gruppo di contatti" sulla barra multifunzione.
Al termine, fai clic su "OK".
Opzioni di persone
Se fai clic su "File -> Opzioni", puoi configurare Outlook in diversi modi in diverse categorie.
La gestione dei contatti di Outlook è abbastanza semplice, ma come hai visto, puoi fare molto di più per mantenerli correttamente gestiti. Fornisce molto di più per completare la tua esperienza di Outlook se hai più informazioni nei tuoi contatti che solo un nome e un indirizzo email.
Detto questo, se sei ancora parziale nell'utilizzare qualcosa come Gmail come principale provider di posta elettronica, puoi comunque utilizzare Outlook per aiutarti a gestire i tuoi contatti, mantenendoli sincronizzati con il tuo account Gmail.
