Outlook ti consente di creare e personalizzare le visualizzazioni delle cartelle in molti modi, come aggiungere e rimuovere colonne o raggruppare e ordinare i messaggi. È inoltre possibile applicare regole per rendere Outlook visualizzare i messaggi in diversi modi in base alle loro proprietà (come il mittente, la riga dell'oggetto o il timestamp). Questo è chiamato formattazione condizionale. Diamo un'occhiata a come funziona.
Aggiornare: Uno dei nostri lettori ha portato alla nostra attenzione che la formattazione condizionale è disponibile solo nella versione Windows di Outlook enon la versione macOS. Grazie, Christy!
Iniziare
Per iniziare a configurare la formattazione condizionale, vai a Visualizza> Visualizza impostazioni.
Come funzionano le regole
Le "regole" sono le condizioni che un messaggio deve soddisfare per Outlook per applicare la formattazione. Nelle regole predefinite, ad esempio, la regola "Messaggi non letti" viene attivata quando un messaggio viene contrassegnato come non letto. Quando questa regola è attivata, Outlook usa il carattere di Segoe UI grassetto, blu, a 11 punti per visualizzarlo.
Outlook applica le regole in ordine dalla parte superiore dell'elenco. Le regole più in alto nella lista hanno la precedenza sulle regole in basso. Come funziona in pratica? Supponiamo che tu abbia due regole, una in cima all'elenco che cambia il carattere in verde e una in basso nell'elenco che cambia il carattere in rosso. Se un messaggio soddisfa le condizioni di entrambe le regole, il carattere verrà modificato in verde perché quella regola è più in alto nell'elenco: la regola che imposta il carattere su rosso viene ignorata.
Con le regole predefinite, puoi solo cambiare il carattere. Non è possibile eliminare le regole predefinite o spostare l'ordine o modificare le condizioni della regola. Tuttavia, puoi disattivare le regole predefinite deselezionandole nell'elenco "Regole per questa vista".
Come aggiungere una nuova regola
Nella finestra Formattazione condizionale, fare clic sul pulsante "Aggiungi". Una nuova regola denominata "Senza titolo" verrà aggiunta all'elenco. Dare un nome alla regola e quindi fare clic sul pulsante "Condizione".
Per fare ciò, prima fai clic sul pulsante "Da", che apre la rubrica e seleziona un contatto.
Le regole sono applicate immediatamente. Puoi vedere di seguito che i messaggi che soddisfano le nostre condizioni sono ora in grassetto e viola.
- È stata assegnata una particolare categoria
- È letto o non letto
- Ha allegati o nessun allegato
- È contrassegnato come priorità alta, normale o bassa
- È stato contrassegnato da te, da qualcun altro, da nessuno, o contrassegnato come completo
- Il testo che stai cercando deve corrispondere al caso
- È una dimensione particolare, maggiore o minore di una dimensione particolare o tra due dimensioni
Passa alla scheda "Avanzate" e puoi creare condizioni complesse.
- in qualsiasi momento
- Ieri
- Oggi
- Domani
- Negli ultimi 7 giorni
- Nei prossimi 7 giorni
- La settimana scorsa
- Questa settimana
- La prossima settimana
- Lo scorso mese
- Questo mese
- Il prossimo mese
- Sopra
- Avanti o dopo
- Prima o dopo
- Fra
- esiste
- Non esiste
E gli altri campi che puoi scegliere offrono quantità simili di opzioni.
Seleziona la tua condizione, aggiungi un valore e fai clic sul pulsante "Aggiungi all'elenco".
Puoi impostare più condizioni in una regola per ottenere le informazioni più specifiche che desideri. Desideri che Outlook visualizzi i messaggi in un font 16pt rosso se provengono da un determinato contatto, ricevuto negli ultimi sette giorni, contengono una parola specifica nell'oggetto, e includere un allegato? Non è un problema.
Come eliminare una regola
Se hai creato una regola e non la vuoi più, è facile da eliminare. Nella finestra Formattazione condizionale, seleziona la regola che desideri eliminare e fai clic sul pulsante "Elimina". Ricorda solo che puoi eliminare solo le regole che hai creato, non le regole predefinite integrate di Outlook.
